Як організувати облік матеріалів на будівництві?

Уявіть собі будівництво, де всі матеріали на своїх місцях, витрати знаходяться під контролем, а кожен з робітників знає де і що шукати. Звучить як ідеальний сценарій для вашого бізнесу? А це можливо, якщо вміти правильно організувати облік матеріалів.

Будь-які будівельні проекти потребують чіткої системи, адже в іншому випадку це все перетвориться на хаос з непередбаченими витратами та затримками термінів виконання. Саме правильні інструменти та підходи допоможуть налагодити ведення будівельного бізнесу.

Хороший облік - це в першу чергу ваше вкладення в розвитку бізнесу, його постійний контроль та економію фінансів і часу на всіх етапах.

То ж постає резонне питання - яким чином вести облік на будівництві? Кількість та обʼєм матеріалів зазвичай досить великий, а складів може бути багато. Усе це унеможливлює облік в паперовому варіанті, тому для цього існує сучасне рішення - програма для обліку на будівництві.

В чому ж перевага платформ для обліку? Давайте розберемо на прикладі Skynum. Це українська програма для складського обліку, розроблена задля полегшення ведення бізнесів. Вона своїм функціоналом охоплює всі базові потреби - від роботи з постачальниками до інвентаризації на складі. Кожен з етапів взаємодії з матеріалами, контрагентами або фінансами фіксується в системі, що в результаті дозволяє представити цілісну картину.

Отже, в цій статті ми зібрали практичні поради, котрі допоможуть вам якісно налаштувати та почати облік на вашому будівництві.

Але спочатку давайте роpберемось - що ж дасть облік вашому будівництву і чому так важливо його правильно організувати?

Для чого потрібен облік матеріалів на будівництві?

Будівництво - це багатозадачний процес, котрий потребує постійного контролю. Основою будівельного бізнесу є люди та матеріали, саме тому проконтролювати все може бути досить важко. Недостачі, несвоєчасні замовленняу постачальників, неправильні підрахунки - усе це є великою частиною відомих проблем будівництва.

Кожен з цих нюансів перекривається якісним обліком. Але крім цього також варто звернути увагу і на ряд інших питань, які вирішить облікова система:

Це лише частина переваг. Окремо варто сказати, що також існує облік послуг, який доступний на платформі Skynum. Про це та інші особливості обліку на будівництві ми розказали в іншій нашій статті.

А тепер перейдемо безпосередньо до порад.

Порада 1. Створіть картотеку матеріалів на будівництві

Картотека матеріалів - це зручний спосіб організувати весь асортимент ваших будівельних матеріалів. В картотеці зберігатиметься інформація про кожен матеріал у відповідній картці. Картка містить дані про наявні модифікації, характеристики, закупівельні та роздрібні ціни, актуальні залишки.

В картці також зберігається історія документів, де був зареєстрований даний матеріал. Така функція допоможе вам зручно здійснювати пошук документів та перевіряти фактичний залишок.

При цьому ви завжди матимете змогу швидко знайти матеріал, відфільтрувавши будь-яким зручним способом або здійснивши пошук за найменуванням, артикулом чи штрих-кодом.

Картотека в Skynum має деревоподібну структуру, і це найзручніший варіант для ведення обліку, адже ви зможете зробити свій власний каталог. В каталозі створюються категорії та підкатегорії за ієрархічним типом. Це спростить пошук матеріалів, їх перегляд та створення нових.

Порада 2. Організуйте облік за модифікаціями

Матеріали у будівництві є максимально різноманітними. Одні й ті ж моделі можуть відрізнятись за кольором, розміром або матеріалом, тому обійтись без модифікацій не вийде.

Модифікації - це певні варіації матеріалів, котрі за своїм принципом відрізняються характеристиками. Наприклад, цвяхи мають різні розміри, а саморізи ще й різняться за кольором. Усе це є модифікаціями, котрі те необхідно контролювати в обліку.

На платформі Skynum модифікації знаходяться в кожній окремій картці товару. Це допомагає навести порядок в асортименті та швидко проаналізувати наявність матеріалів.

В системі доступний облік модифікацій з їх урахуванням в загальній статистиці, що теж дуже важливо.

Ну і звісно не варто забувати, що одні і ті ж матеріали різного кольору чи іншої модифікації можуть коштувати дорожче або дешевше, тому цінова категорія теж має бути врахована.

Порада 3. Відстежуйте актуальні залишки матеріалів

Контроль залишків - необхідна складова будівельного бізнесу. Погодьтесь, для замовника вкрай важливе дотримання термінів виконання. Без своєчасного поповнення залишків зробити це неможливо.

Які ж варіанти ми можемо вам запропонувати?

По-перше, перейдіть на партійний метод обліку матеріалів. Він є золотим стандартом у веденні бізнесу, адже дозволяє відстежувати всі товари з максимальною достовірністю та точністю.

По-друге, не забувайте налаштувати спосіб вибуття матеріалів зі складів. Це може бути методика FIFO або LIFO, а також за дорогою чи дешевою ціною. Увесь цей функціонал налаштовується під потреби кожного окремого бізнесу.

По-третє, встановіть мінімальну кількість запасу. Цей пункт дозволить завжди мати на балансі потрібну кількість матеріалів. Особливо це важливо при обліку «ходового» товару - цвяхи, саморізи, кутики і т.д.

Отже, ваша задача - контролювати залишки, а задача платформи - максимально це спростити.

Порада 4. Проводьте контрольну інвентаризацію

Інвентаризація - довгий та невеселий процес? Це дійсно так, але навіть його можна полегшити. Хоча насправді головна перевага платформи для обліку в цій справі - точність.

Проведення інвентаризації дозволяє зменшити ризик появи неточностей, котрі допускаються через людський фактор. Це можуть нестачі або надлишки матеріалів, котрі призводять до неправильних підрахунків.

Skynum радить проводити два види інвентаризації - часткову та повну. Часткова інвентаризація підходить для окремих категорій матеріалів або складів, а загальна - для всіх типів матеріалів або складів.

Здійснити інвентаризацію можна в стандартному режимі за найменуванням або в режимі сканування штрих-кодів.

В кінці не забудьте порівняти фактичний та обліковий залишок, щоб розуміти чи наявні розбіжності.

Порада 5. Регулюйте роботу з контрагентами - клієнтами та постачальниками

Хтось запитає - що клієнти та постачальники мають до обліку матеріалів? Насправді їхня роль в обліку дуже недооцінена.

Контрагенти є ключовою частиною бізнесу, тому роботу з ними не варто ігнорувати. В першу чергу вам необхідно врегулювати їх наявність. Для цього створіть картотеку контрагентів, де будуть і постачальники, і покупці.

Кожен з них повинен мати власну картку з детальною інформацією - адреси, контактні дані, реквізити, повʼязані документи та навіть заборгованість. Так, фінанси теж необхідно контролювати, поєднуючи їх з відповідними контрагентами.

Ще один корисний момент - встановлення різних типів цін для клієнтів. Наприклад, для різних замовників можуть бути різні категорії цін в залежності від контракту, договорів чи обʼєму робіт. Усе це можна облікувати у зручній системі.

Порада 6. Інтегруйте нові рішення у свій бізнес

Ми знаємо, що буває досить важко спробувати щось нове та почати змінюватись. Попри це кожен вихід із зони комфорту - це ріст вашої компанії, тому не варто боятись. Інтегруйте нові рішення у ведення будівельного бізнесу.

Сучасні реалії змінюють світ і роблять його простішим, а роботу приємнішою. До прикладу, всього одна платформа для обліку не просто дозволяє контролювати запаси, робити інвентаризацію та вести картотеку, а й дає можливість поєднати інші корисні програми.

Skynum забезпечує роботу з такими інтеграціями як сервіс доставки Нова пошта, розсилка СМС-повідомлень AlphaSMS, програмний реєстратор розрахункових операцій Checkbox та всім відомий сервіс плата by mono.

Ну що ж, в цій статті нам вдалось розповісти про найосновніші ланки обліку матеріалів на будівництві. В першу чергу облік - це про точність, зручність та ефективність. А саме цього вимагає будівництво.

З платформою Skynum ви зможете досягнути усіх поставлених задач в облікуванні матеріалів, а ваш бізнес завжди буде під контролем.

Програма Скайнум постійно розвивається, розширюється та презентує нові можливості, дослухаючись до своїх клієнтів. Спробуйте її функціонал та відчуйте потужну силу сучасних технологій оптимізації бізнесу.