Організація робочого процесу завжди займає багато часу. Особливо буває складно налаштувати роботу працівників. При цьому дуже важливо, щоб кожен виконував свої обов'язки, але як це врегулювати? Саме для цього і є посадова інструкція.

Що таке посадова інструкція?

Посадова інструкція - це свого роду документ, який зберігає в собі інформацію про завдання, обов'язки, права та відповідальність певного працівника. Всі ці пункти безпосередньо залежать від кваліфікації та вмінь.

Якщо говорити простими словами, посадова інструкція є регламентом щоденної роботи співробітника на конкретній посаді. Також тут конкретно позначаються всі вимоги щодо вибору персоналу.

Навіщо потрібна посадова інструкція?

Багато хто відноситься скептично до створення так званих робочих інструкцій, але це велика помилка. Наприклад, у Кодексі законів про працю України у статті 29 прописується перший обов'язок роботодавця - роз'яснення відповідальності, вимог та обов'язків працівника. Посадова інструкція максимально якісно допомагає із цим.

Крім того, інспектор праці може виписати штраф за відсутності цих документів.


Переваги наявності робочої інструкції:
  • Роботодавець має можливість простежити за виконаною роботою та оцінити її відповідно до прописаних обов'язків.
  • Звільнення за невиконання обов'язків також регламентується посадовою інструкцією.
  • Працівник ознайомлений з усіма своїми правами, обов'язками, подальшою оцінкою виконаних завдань, відповідальністю за недотримання правил.
  • Допомагає у пошуку кваліфікованого співробітника на співбесідах тощо.

Як бачите, посадова інструкція буде корисною і роботодавцю, і працівникам. Вона дозволяє контролювати процес, встановлювати заходи та межі.

Чому це важливо на практиці? Розберемо як приклад магазин одягу та продавця. Магазин працює з 10 ранку до 6 вечора. Без регламенту продавець може приходити та приступати до роботи лише о 10 ранку. За наявності інструкції можна прописати всі обов'язки – приходити на робоче місце мінімум за 20 хвилин до відкриття, підготувати вітрину, упорядкувати зал, відкрити касу. Це ніби дрібниці, але така структура дозволяє правильно сформулювати завдання.

Як скласти посадову інструкцію?

Для початку потрібно визначити деякі загальні умови та правила, яких варто дотримуватись.

По-перше, створення посадової інструкції на основі спеціального документа, відомого як Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Тут ви знайдете всі описи професій і спеціальностей, які є в Класифікаторі. Крім нього, ви можете використовувати і ваші власні вимоги, але не забувайте, що вони не повинні виходити за межі законодавства.

По-друге, радимо створювати робочі інструкції абсолютно для всіх посад. Це дозволить вам уникнути проблем надалі.

По-третє, бажано оформляти інструкцію за спеціальною формою, враховуючи структуру. Про це ми ще поговоримо нижче.

По-четверте, обов'язково вводьте працівників у курс справи з цією інструкцією. Пам'ятайте про це, коли його складаєте, адже саме цей документ дозволить регламентувати роботу.


Крім того, існує певна структура посадової інструкції, яка допоможе нічого не проґавити. Давайте про кожен пункт поговоримо окремо.

1. Загальна інформація / Загальні положення

У цьому пункті потрібно розписати все загальне, що стосується даної посади, - назву, категорію персоналу (наприклад, керівника або технічного працівника), назву підрозділу роботи, наявність підлеглих.

Тут також вказується інформація про те, як приймають на посаду та як можна звільнитися з неї, регламентація процесу виходу на лікарняний, у відпустку чи поїздки у відрядження.

2. Завдання та обов'язки

Далі починаються специфічні розділи, які потрібно ретельно підписувати. Одним із головних є саме цей. Підійдіть з відповідальністю до опису наступних пунктів:

  • види робіт;
  • група питань, які відповідає працівник;
  • перелік об'єктів, що закріплені за працівником;
  • обов'язки згідно з родом його діяльності (нагадуємо, що для SMM-фахівця та продавця обов'язки будуть абсолютно різні);
  • локальні завдання, які не вказані у Довіднику.

Будьте дуже пильні під час створення цього розділу. Від нього залежить основна робота на цій посаді.

3. Права

Не обов'язками одними! Не слід забувати, що кожен працівник має свої права, які варто розписувати і вказувати. Вони мають бути сформульовані точно та правильно, щоб була організована межа відповідальності.

До таких прав зазвичай відносяться - отримання інформації, підготовлені умови роботи, отримання нових завдань, безпека на робочому місці тощо.

4. Відповідальність

Після того як сформувалися завдання та права, треба розуміти, що має бути відповідальність за невиконання цього чи неправильне виконання. Тут пишемо наступні пункти:

  • форми відповідальності;
  • критерії оцінки роботи;
  • межі особистої відповідальності;
  • штрафи чи санкції порушення відповідальності.
5. Повинен знати

Цей розділ містить інформацію про знання працівника на цій посаді. Сюди варто віднести кваліфікаційні знання, знання нормативно-правових актів, законів та інших документів, які необхідні для якісного виконання своїх посадових обов'язків.


6. Кваліфікаційні вимоги

Якщо у минулому розділі йшлося про знання, то тут – безпосередньо про освіту. Якою саме професійною освітою повинен мати кандидат? Скільки робочого стажу потрібно мати? Які додаткові підтвердження своїх знань має принести? На всі ці запитання слід відповісти у цьому пункті.

7. Взаємини за посадою

Останнім розділом є зазначення зв'язків між різними працівниками чи відділами. Найчастіше будь-яка робота не є ізольованою та потребує комунікації, тому це теж потрібно прописати.

Наприклад, вкажіть порядок, як узгоджуються різні документи, приймається товар тощо.

Ці сім розділів допоможуть вам створити повну посадову інструкцію, яка вбереже вас і ваших працівників від можливих проблем.

Разом із блогом від Skynum ви зможете дізнатися ще більше цікавої та корисної інформації для підприємництва.