Створити прибутковий магазин онлайн чи офлайн – складний процес, який під силу не кожному. Навіть якісний товар - це не завжди запорука успіху, тому багато хто бере саме кількістю. Широкий асортимент тягне за собою більше покупців та доходів, але водночас власники отримують ще більше роботи. Чого варто провести підрахунок товару, тобто інвентаризацію в магазині.

Для багатьох інвентаризація товару - це важка та довга справа, яка займає багато часу та сил, але варто розуміти, що без цього, на жаль, якісної роботи не буде. У цій статті ми поговоримо про те, якою буває інвентаризація та як її правильно провести.

Навіщо потрібна інвентаризація товарів?

Почнемо з того, що інвентаризація у магазині - це свого роду перевірка наявності товару, що дозволяє зіставити фактичні дані з даними бухгалтерського обліку.

Не варто уникати інвентаризації, адже таким чином, ви страхуєтеся від можливих надлишок або нестач. І якщо надлишки ще не так лякають підприємців, то з нестачами можуть виникнути серйозні проблеми.

Чим частіше проводиться інвентаризація, тим більше шансів уникнути помилки та легше з'ясувати всі нюанси щодо товарів.

Коли проводити інвентаризацію?

Кожна фірма самостійно визначає частоту та дати проведення інвентаризацій залежно від кількості товару, його цінності та темпів продажу. Проте існують певні випадки, коли проведення інвентаризації на складі або в магазині обов'язкове:

  • на початку продажу, переїзду, купівлі чи продажу бізнесу;
  • при зміні головного, що відповідає за складом (комірника);
  • у разі пограбування, розкрадання чи зловживання товаром;
  • у разі надзвичайних обставин, внаслідок яких можливі проблеми із порушенням якості товару тощо.


Ми радимо проводити різні види інвентаризації протягом усього року. Так ви можете бути впевненими у вашому бізнесі. Існують такі методи інвентаризації:

1. Повна інвентаризація проводиться 1-2 десь у рік охоплює абсолютно весь асортимент товарів складі чи магазині.

2. Часткова інвентаризація проводиться приблизно 1 раз на місяць, щоб перевірити категорії товарів високого ризику, тобто тих, на яких можуть бути виявлені нестачі.

3. Вибіркова інвентаризація проводиться залежно від ситуації іноді навіть щодня. І тому аналізують ті позиції, які мають більший попит.

Як провести інвентаризацію?

Тепер почнемо головне питання цієї статті. Інвентаризація на складі або в магазині повинна проводитись за певним алгоритмом та правилами, щоб не упустити важливих деталей.

Але для початку потрібно зрозуміти, що інвентаризація може бути різною залежно від того, як ведеться складський облік у вашому магазині. Є два способи – через товарооблікову систему або через Excel, у паперовому вигляді. Їх треба враховувати у всьому алгоритмі. Давайте крок за кроком визначимо, що ви повинні зробити.

Крок 1. Створюємо та видаємо наказ про інвентаризацію

Так, як ви вже зрозуміли, зазвичай для початку інвентаризації потрібно видати указ, в якому обов'язково прописується форма проведення інвентаризації, хто її проводитиме, дати та терміни проведення.

Пам'ятайте, що указ видається хоча б за кілька днів до проведення інвентаризації для підготовки та запобігання поспіху.

В указі також можна зазначити склад інвентаризаційної комісії. Вона може складатися як із співробітників вашої фірми, так і із незалежних експертів. Тут важливо розуміти, що деякі працівники можуть бути зацікавлені в результатах певної перевірки, але наймання незалежних експертів платне і потягне витрати.

Більшість магазинів все ж таки вважають за краще проводити інвентаризацію самостійно.

Деякі керівники розпочинають інвентаризацію без указу.

Крок 2. Визначення виду інвентаризації

Існує два основних види інвентаризації - повна та часткова. Кожна їх виконується в певних умовах і несе свою мету.

Повна інвентаризація - це з типів інвентаризації, що дозволяє охопити перевіркою весь товар чи майно. Вона займає більше часу, але показує реальну картину наявності товару.

Часткова чи вибіркова інвентаризація - це такий вид інвентаризації, коли він охоплюється лише кілька товарів. Наприклад, тільки швидкопсувні товари або колекція одягу за минулий сезон.


Важливо одразу визначити вид інвентаризації, щоб оцінити її обсяг, підготувати потрібну кількість працівників та виділити достатньо часу.

На перших двох етапах розбіжностей між інвентаризацією в Excel і в товарообліковій системі особливої ​​різниці немає, адже це тільки планування.

Крок 3. Фіксація залишків початку чи кінець робочого дня

Попри те, що багато хто радить на період інвентаризації закрити магазин, якщо ваш товар у більшості знаходиться на прилавку. Втрачати прибуток не хочеться, а організувати процес якнайшвидше, не завжди виходить.

У разі дуже важливо зафіксувати реальні залишки спочатку чи наприкінці робочого дня, коли проводитиметься інвентаризації.

Що зробити?

  • Для користувачів товарооблікової системи - автоматична фіксація на платформі у зв'язку зі скоєним продажем.
  • Для обліку в Excel - самостійне внесення даних до таблиці Excel згідно зі звітами за вказані дні.

Крок 4. Вибір способу інвентаризації

Залежно від цього, які товари ви реалізуєте, інвентаризація проходитиме по-різному. Це можливо зважування, перерахунок, виявлення фактичної наявності товарів.

Кожен підприємець сам вибирає собі зручний спосіб інвентаризації. Давайте розберемо кілька основних.

1. Спосіб «За роздруком». Він підійде і для товарооблікової системи, і Excel. Ви заздалегідь готуйте список залишків, які, відповідно до обліку, у вас мають бути. Потім його друкуєте. У цьому списку по ходу інвентаризації ви робите позначки та вписуєте реальну кількість товару. Отримані дані можуть бути внесені в Excel або платформу.

2. Спосіб "В Excel". Якщо ви працюєте з цією програмою, то зручніше одразу внести інформацію до таблиці. Це заощадить ваш час та ресурси. Ще одна перевага – зазвичай списки товарів вже заздалегідь готові.

3. Спосіб «В товарообліковій системі» є одним із найзручніших і найшвидших. До того ж, існує чотири варіанти проведення інвентаризації та розвантаження цих даних:

  • Товар за товаром - сканування одиниці товару та внесення до системи його кількості.
  • Через картотеку - вивантажуються всі доступні товари картотеки і напроти кожного вказується фактична кількість.
  • Через роздрук - аналогічно другому варіанту, але при цьому списки друкуються, отримана інформація записується, а потім вносяться в систему.
  • Через Excel-файл - експорт та імпорт списків товарів після інвентаризації можна внести до системи за кнопкою «Експорт»/«Імпорт».

Якогось одного універсального способу немає. Багато що залежить від ваших можливостей та уподобань. Радимо спробувати інвентаризацію через товарооблікову систему Skynum. Це допоможе зменшити кількість помилок через людський фактор і зробити все швидко.

Крок 5. Порівняння бухгалтерського обліку із фактичними даними

Після проведення інвентаризації необхідно провести аналіз за всіма товарними позиціями.

Якщо ви користуєтеся програмою з автоматизації магазину за типом Skynum, то цей етап частково спрощується, адже знання відомості формується автоматично, тому вам не потрібно буде витрачати час на зіставлення даних. Інакше - на вас чекає тривала монотонна робота.


Є три варіанти розвитку подій:

1. Інформація відповідає один одному – тобто, у вас немає жодних проблем, і ваші працівники на «ура» справляються.

2. Надлишки - тобто, товару фактично більше, ніж має бути.

3. Нестачі - тобто фактичного товару менше, ніж відповідно до бухгалтерського обліку.

При другому чи третьому варіанті важливо знайти причину та розібратися із ситуацією.

Крок 6. Вирівнювання залишків

Якщо у вас виявлено розбіжності у залишках, то потрібно знаходити причину та розв'язувати цю проблему.

Звідки беруться надлишки під час інвентаризації?

  • неправильно проведена інвентаризація (помилки, людський фактор тощо);
  • неврахованніпоставки товару;
  • надлишкові поставки товару;
  • помилки під час ведення обліку після продажу;
  • невраховані повернення.

Звідки беруться недоліки під час інвентаризації?

  • неправильно проведена інвентаризація (помилки, людський фактор тощо);
  • не внесені дані після продажу;
  • помилки у складському обліку;
  • неврахований товар з деформаціями, що закінчився терміном придатності;
  • крадіжки у торговому залі чи серед персоналу.
Всі ці причини є найчастішими. Якщо ви знайшли розбіжності, то радимо повторно перерахувати та переглянути. Зазвичай помилка у поспішній інвентаризації.

Саме тому радимо проводити інвентаризацію злагоджено з певною командою працівників. Щоб процес був зрозумілим, у Skynum спеціально розробили функцію, де кілька людей можуть створювати різні документи інвентаризації, а дані звідти збиратимуться до одного.

Після проведення розслідування з приводу розбіжності та вирішення цього питання залишки вирівнюються та проводиться завершення інвентаризації.

Крок 5. Акт інвентаризації товарів у магазині

Отриманий результат слід внести до спеціального документа. Його форму, бланк та приклад заповнення ви зможете знайти на нашому сайті у розділі Документи.

Сюди вноситься вся інформація про проведену інвентаризацію - фактичні дані, інформація з обліку, недостачі, надлишки, відповідальні за це особи, результати слідства про аналіз причини невідповідностей.

Як ви встигли помітити, інвентаризація – це важливий момент роботи будь-якого підприємства чи бізнесу. Пам'ятайте, що завдяки цьому процесу ви вбережете себе від фінансових ризиків і завжди зможете контролювати роботу магазину або складу.

Більше про інвентаризацію та інші чимало важливих моментів підприємницької діяльності читайте у нашому блозі.