Незалежно від того, до якої сфери діяльності ви відноситесь і яким бізнесом керуєте, кожен директор або управляючий згодом зіштовхуються з проблемою набору персоналу. Щоб уникнути помилок, ми підготували для вас гайд порядок прийому на роботу.

Після того як кандидат на пропоновану вами вакансію успішно пройшов всі тестові завдання, співбесіди та інші важливі моменти, потрібно його оформити. Процедура прийому на роботу може зайняти деякий час.

Алгоритм прийому на роботу

Почнемо з того, що це загальноприйнятий алгоритм, який може використовуватися в компаніях, організаціях або підприємствах різної спрямованості, але при цьому ви також можете вносити свої корективи і додавати нові кроки.

Крок 1. Збір та перевірка документів працівника

В першу чергу потрібно ознайомитися з документами співробітника і перевірити їх. Звичайно ж, ви можете сказати, що вже їх бачили на співбесіді, але в таких випадках завжди потрібно перевірити ще раз всі можливі нюанси.

Найчастіше перевіркою документів майбутнього співробітника займається відділ кадрів або кадрова служба. Що перевіряють? Наявність документів і їх правдивість.

Прийом працівника на роботу оформляється при наявності наступних документів:

  • цивільний паспорт країни;
  • ідентифікаційний номер платника податків;
  • паперова електронна трудова книжка (діє ще найближчі 5 років до переходу на повністю електронний варіант);
  • документ, що підтверджує наявність освіти і отриману спеціальність;
  • документ, що дозволяє роботу на даній посаді згідно з медичними показаннями (медична довідка);
  • військовий квиток, якщо працівник військовозобов'язаний;
  • зразок свідоцтва, яке підтверджує наявність загальнообов'язкового держ. соц. страхування.

Якщо ви здійснюєте прийняття на роботу іноземних громадян України, то список документів може бути більше. Так само в більшості випадків вони повинні бути перекладені англійською і українською мовою.

Зверніть увагу! Ви, як роботодавець, не можете вимагати від співробітника документи, які не вказані в законодавстві України, а саме в статті 25 Кодексу законів про працю. Але при цьому ви маєте право запросити потрібні вам документи згідно ситуації - наприклад, кандидат пенсійного віку.

Крок 2. Узгодження умов, створення і підписання трудового договору

Безумовно, швидше за все вже на етапі співбесіди ви з кандидатом обговорили питання обов'язків та умов, які будуть прописані в трудовому договорі. Ми ж радимо безпосередньо перед підписанням обговорити всі пункти і питання, щоб не виникло проблем надалі. Пам'ятайте, що прийняття на роботу співробітника - це відповідальний крок.

Перед укладенням трудового договору потрібно знати кілька важливих нюансів:

  • договір може бути, як в усній, так і в письмовій формі, але перевагу варто віддати другому варіанту;
  • є ряд випадків, коли усний договір неможливий (наприклад, при наявності підвищеного ризику для здоров'я співробітника);
  • немає однозначної типової форми для всіх компаній і установ, але ви можете знайти зразок і приклад трудового договору на нашому сайті в розділі Документи.

Після того як всі пункти обговорили, договір підписується двома сторонами. Потім потрібно його зареєструвати. Найчастіше для цього використовують спеціальний журнал реєстрації трудових договорів.

Крок 3. Видача наказу про прийняття співробітника на роботу

З видачею наказу теж все не так просто, як здається на перший погляд. Щоб видати наказ про прийняття працівника на роботу повинен бути один з наступних документів:

  • підписаний двома сторонами трудовий договір;
  • резолюція директора чи керівника до заяви про прийом на роботу.

Потім потрібно цей наказ зареєструвати в ще одному спеціальному журналі реєстрації кадрових питань.

Дуже часто постає питання - чи потрібно знайомити працівника з наказом про прийом на роботу? Так, майбутнього співробітника варто відразу поставити до відома про виданий наказ і надати копію для ознайомлення.

Після наказу потрібно видати повідомлення про прийняття на роботу. При цьому ви повинні встигнути до моменту заступлення співробітника на своє робоче місце.

Крок 4. Додавання нового працівника на облік

Без урахування працівників не обійтися ні на одному підприємстві, тому відразу після попередніх етапів варто поставити працівника на облік.

Для цього зазвичай заводять особову справу або особисту картку співробітника. У неї вносять всі найважливіші дані - починаючи від місць роботи та освіти до нагород, сімейного стану і так далі.

Крок 5. Ознайомлення працівника з правилами внутрішнього розпорядку

Коли здається, що вже все позаду і головні документи заповнені, то згадайте про внутрішній статут, з яким новий співробітник повинен ознайомитися. Всі локальні акти, статути, колективні договори, посадові інструкції обов'язкові до вивчення.


Не забудьте організувати або самостійно провести інструктаж на робочому місці співробітника.

Крок 6. Внесення даних до трудової книжки

Після всіх цих кроків прийняття на роботу нового співробітника закінчено, і він офіційно допускається до робочого процесу. Саме тоді й вноситься інформація про початок співпраці в трудову книжку працівника.

З недавнього часу запустили перехід на електронні трудові книжки. Більше про них ви зможете дізнатися в наших статтях.

На цьому основні правила влаштування на роботу для роботодавців закінчені. За таким алгоритмом можна швидко і безпроблемно прийняти нового співробітника.

У нашому блозі ви знайдете цікаві і актуальні теми для бізнесменів, керівників, директорів і штатних співробітників, а також багато цікаво про автоматизацію бізнес-процесів.