Делегування завдань або як не тягнути все на собі

Як часто ви чуєте фразу «Хочеш зробити добре - зроби це сам»? На жаль, така концепція не працює, якщо ви дійсно хочете добитися справжніх висот. Запорука успіху будь-якого бізнесу, починаючи з інтернет-магазину і закінчуючи мережею гіпермаркетів, - делегування обов'язків. Давайте більш детально розберемо, що це, кому потрібно і навіщо.

Делегування повноважень - процес розподілу завдань і обов'язків керівником серед своїх підлеглих і співробітників. Звучить легко і зрозуміло, але на ділі все набагато складніше. Щоб домогтися потрібного результату, потрібно вміти делегувати правильно. Саме про це і йтиметься в цій статті.

Спочатку розберемося, чому делегування настільки важливе. Як приклад візьмемо всім відому компанію «Microsoft». Її творцями були дві людини - Пол Аллен і Білл Гейтс. Уявіть, якби вони в один момент не найняли персонал, а продовжили працювати удвох далі. В цьому випадку такого всесвітнього успіху вони б точно не досягли.

В основі делегування є чотири головних питання - хто делегує, кому делегувати, що делегувати і коли делегувати. Вони є тими самими китами, на яких побудована наука ефективного розподілу функцій і завдань. Але навіть цього може виявитися замало, тому спробуймо змоделювати досить-таки часту ситуацію, з якою стикаються підприємці і керівники.

Уявімо, що ви керуючий бізнесом. Ніхто в один момент не приходить до вирішення - потрібно делегувати, а потім просто роздає завдання. На жаль, так це не працює. Кожен керівник проходить кілька складних і переломних етапів, які в кінцевому підсумку приведуть його до продуктивних результатів.

Етап 1. Я все сам

Припустимо, що ви вирішили запустити свій особистий бізнес з продажу одягу. Обміркувавши всі «за» і «проти» ви все ж дійшли до висновку, що пора починати, тому склали цілий план, починаючи від роботи з постачальниками і закінчуючи написанням контенту для інтернет-магазину. План прописаний, завдання сформульовані, але хто це буде виконувати? Довго думати не треба, тому що практично з максимальною вірогідністю всім цим будете займатися ви.

Ефект «я все сам» працює беззаперечно, і ви починаєте працювати по всіх фронтах - самостійно ведете облік, приймаєте поставки, займаєтеся впровадженням програм лояльності, працюєте на касі, вивантажуєте товар в інтернет-магазин разом з описами, ведете звітність... Цей список нескінченний, тому що з кожним днем завдань стає більше, а ваших сил все менше.

Зазвичай підприємці не хочуть просити допомоги навіть у близьких, намагаючись показати, що вони з усім можуть впоратися самостійно. З іншого боку, дуже складно донести комусь, що ви хочете побачити в кінцевому результаті. Таким чином вам катастрофічно не вистачає сил, а головним бажанням на день народження раптом стає кілька додаткових годин у добі.

Етап 2. Давайте спробуємо ваше делегування

І в один прекрасний момент ви, як керуючий бізнесом, розумієте, що нічого не встигаєте. Бракує не те щоб часу на відпочинок, навіть з усім обсягом роботи важко справлятися. Саме тоді ви все ж наважуєтеся спробувати делегування обов'язків. Починаєте з найпростішого - знайти продавця, щоб не стирчати цілий день за касовим апаратом. До вас приходить новий працівник, але обслуговує він клієнтів зовсім не так, як би ви хотіли, - не пропонує додатковий товар або мало посміхається. Ви розчаровуєтеся і розумієте, що такий продавець вам тільки в збиток і знову повертається до вихідної позиції, де проводите десятки годин біля прилавка.

Тоді ви вирішуєте, що можна позбутися від іншої частини роботи, раз з касиром не вийшло. Наприклад, тепер вивантажувати товар в інтернет-магазин і придумувати описи до них може фрілансер. Знаходьте потрібну вам людину на Біржі фрілансерів, даєте завдання, а вона, як на зло, теж робить все не так. Черговий працівник звільнений, а ви знову робите все самостійно.

Етап 3. Робота над помилками

Все повернулося на вихідні позиції, але тепер ви, як керівник, не довіряєте іншим робітникам, адже вони одного разу вже вас підвели. Ваш магазин одягу зростає, клієнти приходять, але масштабних стрибків у бізнесі у вас немає. Чому? Ви ж стільки вкладаєте сил, засобів і ресурсів для розвитку, але прогресу немає. Тим часом бізнес конкурентів стрімко розвивається і не стоїть на місці.

Ось тут потрібно проаналізувати помилки попередніх двох етапів. Найголовнішою помилкою виявилося бажання отримати миттєвий ідеальний результат від працівників. Керівник завжди повинен розуміти, що іноді потрібно більше часу і терпіння для досягнення мети. Якщо у вашого працівника щось не вийшло, це не привід його відразу ж звільняти. Спробуйте донести до нього зроблені помилки, їх варіанти вирішення. Зрештою змотивуйте його, щоб він відчував себе більш впевненим і здатним виконати поставлене завдання. Таким чином з часом ваш підопічний зрозуміє, як робити правильно і зробить все навіть краще, ніж ви очікуєте.

Два головних інсайди, які ви повинні винести для себе, - не бійтеся довірити роботу іншим і помилки - це нормально.

Етап 4. Повертаємося до делегування

Коли одного разу ви розумієте, що встигаєте все менше, а конкуренти вас вже давним-давно обскакали, потрібно приймати важливе рішення - починати делегування спочатку. Цей процес може бути довгим і складним, але з часом ви зрозумієте, наскільки делегування обов'язків спростить вам життя.

Почати завжди важко, тому спробуйте слідувати певному алгоритму, щоб уникнути помилок і пропусків важливих моментів. Весь етап делегування можна розділити на чотири найважливіших кроки, які приведуть вас до успіху в цій справі.

Крок 1. Підготовка співробітників до делегування

Якщо ви думаєте, що в делегуванні робота з підлеглими полягає лише в роздачі завдань і перегляді результатів, то ви критично не праві. В першу чергу делегування - це робота зі співробітниками.

На цьому етапі ми повинні відповісти на два питання - що і хто? Починати потрібно з першого - що делегувати, щоб після встановлення завдання знайти того, хто його виконає.

1. Створення обов'язків або завдань

На перший погляд, цей пункт може здатися легким, але дуже важливо з усією серйозністю підійти до його виконання. Ви повинні чітко розділити обов'язки і зрозуміти для самого себе, що ви можете делегувати. Наприклад, будучи керівником, стежити за ефективністю бізнесу і перевіркою звітності краще самостійно, але такі завдання як ведення інтернет-магазину, створення контенту для нього, виконання обов'язків касира можна розділити між іншими співробітниками.

Для зручного сприйняття всі сформульовані завдання можна розсортувати по декількох категоріях:

• Час - період, за який ви хочете виконати наступні завдання.

Пам'ятайте, що термін виконання повинен бути реальним, як для вас, так і для ваших працівників.

• Терміновість - наскільки потребують терміновості і швидкості виконання завдання.
• Значущість - рівень важливості завдання.
• Складність - визначення кількості досвіду, знань і ресурсів, які знадобляться для досягнення мети.

Після цього важливо оцінити ваш робочий штат. Постарайтеся зіставити рівень можливостей ваших співробітників зі списком завдань, які ви написали. Вони повинні відповідати між собою за перспективністю виконання.

Ця практика відмінно підійде тим, у кого вже є набраний мінімальний штат співробітників. Ви запитаєте - навіщо це робити? Насправді такий підхід вирішує дві основні проблеми. По-перше, ви можете легко підібрати правильні завдання за рівнем співробітника. По-друге, всі недоліки можна доопрацювати. Наприклад, ваш підопічний може пройти спеціальні курси, прочитати певну книгу з даної тематики або пройти навчання в іншого співробітника.

3. Показуйте приклад

Ніхто і ніколи не зрозуміє вас з півслова, тому навіть не намагайтеся знайти таких працівників. Хочете, щоб робили так, як ви собі це уявляєте? Тоді покажіть це! Якщо ви приймаєте на роботу касира, то навчіть його користуватися терміналом і правильно проводити операції. Нехай у вас це займе час, але так ви заощадите ресурси і зменшите можливість допущення помилки під час навчання.

Другий варіант більше підійде для тих, хто йде в ногу з часом. Запишіть відео-урок з повним і детальним поясненням всіх важливих функцій і процесів. Нові співробітники зможуть подивитися його в будь-який час і навіть кілька разів для точного засвоєння матеріалу.

4. Тренування ніхто не відміняв

Будь-яке уміння прокачується з часом, тому не женіться за результатом вже тут і зараз. Давайте своїм співробітникам схожі завдання, щоб вони тренувалися.

Наприклад, завжди можна організувати тренінги по роботі з клієнтами для персоналу або дати подібне до ситуації тестове завдання. Якщо у співробітника не вийшло з першого разу виконати завдання, дайте йому схоже, щоб він зумів на його прикладі виправити всі свої помилки і вдосконалюватися.

Крок 2. Підготовка завдань до делегування

На першому етапі ми з вами на самому початку створювали список обов'язків і завдань, тобто відповідали на питання - що делегувати. Це був попередній варіант, який допоміг нам підібрати і підготувати співробітників до виконання поставлених завдань. Другий етап потрібен для конкретного формування завдання. Тобто мова буде йти про певне завдання, а не про цілий список.

1. Визначтеся з результатом

Щоб приїхати з точки А в точку Б завжди потрібно знати координати другої точки. При постановці завдань ситуація точно така ж. Для початку вам потрібно зрозуміти, який саме результат ви бажаєте побачити в кінці.

Наприклад, ви хочете побачити короткі, але інформативні і захоплюючі описи під товарами. Знайдіть приклад у конкурентів або напишіть самостійно схожий, щоб виконавець зміг слідувати йому при написанні.

2. Цілі не виправдовують засоби

Ви встановили завдання і чекаєте результат від співробітника, але чи є різниця, як він цього досягне? Звичайно ж, є. Процес досягнення результату повинен бути автоматизованим і повністю продуманим. Не забувайте врегулювати обов'язкові вимоги і правила для співробітника.

Згідно прикладу, зазначеному вище, вам варто вказати умови і сформулювати точне завдання. Наприклад, всі описи до товарів повинні бути розміром до 500 символів і повністю унікальними.

3. Пам'ятайте про ризики

Не все виходить з першого разу, особливо, якщо це трудомісткі і довготривалі завдання. Враховуйте момент можливих невдач і намагайтеся вгадати то найслабше місце, яке може загальмувати виконання завдання.

Наприклад, нестача досвіду написання коротких текстів, нечітко сформульоване завдання і ряд інших причин можуть призвести до не до того результату, що ви очікуєте побачити. Але знайте, що це не катастрофа, тому що в будь-якій роботі є ризики і можливість помилки.

4. Дійте по плану

Планування - це завжди порядок в справах і думках. Створіть свій план або графік, за яким буде виконуватися завдання. Цим також може зайнятися ваш підопічний, а вам потрібно лише перевірити і затвердити створений план в кінці.

Якщо мова йде про ті ж описи до товарів в інтернет-магазині, то ви можете створити контент-план, який допоможе вам орієнтуватися на виконану і майбутню роботу.

Крок 3. Безпосереднє делегування завдань і обов'язків

Ось ми і підійшли до найцікавішого і найважливішого етапу, де буде проходити розподіл завдань між працівниками. Коли списки створені, співробітники підібрані і прописані стратегії вирішення проблем, діло за малим - видати завдання. Навіть тут є свої нюанси.

1. Формулюйте завдання чітко

Найкраще надавати завдання в письмовому або електронному вигляді, тому що слова і діалоги швидко забуваються. Пропишіть завдання, умови їх виконання та потрібний результат (в загальному все, що вони робили на перших двох кроках), щоб співробітник завжди міг звернутися до завдання. Таким чином ви уникнете частих «забув», «не встиг», «а ви не говорили».

2. Пояснюйте і уточнюйте

Після ознайомлення з поставленим завданням, обов'язково перевірте чи все зрозумів співробітник. Уточніть всі деталі, коментарі і не бійтеся повторити їх знову. Якщо раніше ви стикалися з якоюсь проблемою з іншими працівниками, то зробіть акцент на ній, щоб уникнути таких же труднощів надалі.

3. Співробітник теж відповідальний

Дайте зрозуміти вашому працівнику, що на ньому тепер теж висить відповідальність за поставлену задачу. Якщо співробітник це розуміє, то буде намагатися краще освоїти матеріали по завданню і зробить все, щоб виконати швидко і правильно.

Крок 4. Контроль і результативність

Залишився останній етап, на якому ми зможемо оцінити всю виконану роботу співробітника і ефективність делегування.

1. Довіряй, але перевіряй

Проміжний контроль - те, що потрібно будь-якому виконавцеві або співробітнику. На початку роботи контролюйте виконання частіше, а далі, орієнтуючись по ситуації, перевіряйте співробітників в можливих слабких місцях.

Не забудьте уточнити таке важливе питання - «Чи з'явилися якісь труднощі або проблеми при виконанні?», тому що багато підлеглих ніколи перші про це не скажуть, боячись здатися некомпетентними.

2. Оцініть результат

В кінці ви все-таки отримаєте результат. Обов'язково проаналізуйте його відповідність з поставленим завданням, терміни виконання, ефективність співробітника і, звичайно ж, виділіть всі можливі помилки, які з'явилися під час роботи. Не бійтеся вказати на них співробітнику, щоб в подальшому він зміг їх виправити.

Етап 5. Повне делегування обов'язків

Такими маленькими, але впевненими кроками ви поступово будете розподіляти завдання між співробітниками. Спочатку це може бути лише частина вашої роботи - наприклад, ведення інтернет-магазину, а потім ви зможете збільшити свій штат співробітників, найнявши комірника, касира, контент-менеджера і т.д.

Вже через деякий час ви зрозумієте, що не дивлячись на те, що процес делегування спочатку здається складним, його впровадження вже точно варто тих зусиль, які ви витратите. З кожним правильно делегованим завданням у вас буде з'являтися більше вільного часу, а бізнес буде рости і розвиватися, тому що ефективність злагодженої командної роботи набагато вище, ніж одного керівника.