Як вести облік в пекарні?

Пекарня - це особливий бізнес, котрий ґрунтується на виробництві хлібобулочних виробів. Таке підприємство потребує ведення якісного обліку.

В перш чергу це стосується не тільки готових виробів, але й продуктів та безпосередньо процесу виробництва. Кожен з етапів необхідно відстежувати, залишки постійно контролювати, а ще не варто забувати про терміни придатності.

Нам вдалось проаналізувати роботу пекарень та знайти основні нюанси, котрі потрібно врахувати при організації правильного обліку. Саме про це ми і будемо далі говорити.

Які проблеми виникають без обліку в пекарні?

Почнемо з найважливішого - постановки проблеми, а вже далі перейдемо до її вирішення. В нашому випадку проблемою є розуміння, що необхідно для обліку в пекарні та з якими нюансами зустрічаються.

Перше питання, яке у вас може виникнути, - де ж вести облік для пекарні? Хтось може подумати про записи вручну, хтось - про таблиці Excel. Та попри це найкращим варіантом є програма для ведення обліку в пекарні. Це спеціалізована платформа, яка збереже всі дані, допоможе їх організувати та забути, що таке хаос в обліку.

Такою програмою для пекарні є Skynum, адже вона відрізняється потужним функціоналом, гнучкими налаштуваннями та можливістю вирішити усі базові питання обліку.

Серед популярних проблем, які виникають без обліку, наступні:

• відсутність організованої системи з продуктами;
• неможливість швидкого відстеження термінів придатності продуктів та продукції;
• часта недостача залишків по інгредієнтах;
• неналагоджена база клієнтів та відсутність клієнтоорієнтованості на основі програм лояльності і здійснених покупок;
• відсутність реальної картини продажів;
• потреба у використанні різних платформ для управління бізнесом;
• проблема у формуванні звітів, статистики і аналізу;
• самостійний розрахунок собівартості готової випічки;
• відсутність технологічної карти і т.д.

Погодьтесь, робота без обліку досить складна, адже потрібно самостійно проводити перерахунки, перевіряти залишки, постійно контролювати терміни придатності і не тільки. Отже, набагато легше вирішити цю проблему, скориставшись програмою для пекарні Skynum.

Попри її функціональність, ми все одно вирішили детально ознайомити вас з особливостями обліку. Вони допоможуть сформувати якісну систему обліку для свого бізнесу.

Облік продуктів в пекарні

В першу чергу в пекарні, як і на будь-якому виробництві, цікавлять матеріали, а в цьому випадку - продукти. Зазвичай в пекарні використовують такі продукти як борошно, цукор, кориця, яйці, сіль, какао, масло, різні види начинок і т.д. Усе це варто обліковувати для розуміння реальної картини ваших запасів та можливостей випікання.

Для цього радимо створити організацію вашого асортименту. В системі Skynum - це зручна картотека.

Як вона працює? Кожен продукт має свою власну картку товару, де вказується інформація. Наприклад, виробник для борошна або модифікації у вигляді різних смаків карамелі (полунична, класична чи шоколадна). Також в картці товару представлені усі характеристики, прихідна ціна та актуальні залишки.

Отже, картка продуктів - це сторінка з повною інформацією про певний продукт, де ви швидко знайдете все необхідне. Таким чином і відбувається організація асортименту.

Але картотека - це дуже добре та зручно, але є ще інші важливі моменти обліку, про які точно варто пам‘ятати.

Платформа Skynum підтримує усі види обліку, котрі важливі для пекарні:

• Облік у двох одиницях - підійде для товарів, котрі закупаються в великих об‘ємах, а використовуються в менших (наприклад, закупівля борошна чи цукру в мішках, а використання в грамах чи кілограмах).
• Мультивалютний облік - при надходженні продуктів в іншій валюті. До прикладу, якщо ви здійснюєте закупівлю італійського борошна через іноземних постачальників, то оприбуткування та продаж можливий в інших валютах.
• Партійний метод обліку - зручний спосіб оприбуткування товарів з можливістю вказати термін придатності.

Облік за терміном придатності в пекарні

Окремо треба виділити облік за термінами придатності, адже запорука успіху пекарні - смачна та якісна продукція. Для цього потрібно контролювати терміни придатності. Зробити це з кожним продуктом може бути складно, тоді на допомогу приходить використання термінів придатності.

Програма Skynum дозволяє здійснювати облік з урахуванням термінів придатності. Для цього при надходженні продуктів партії задається термін придатності. Проводиться це ще в документ надходження від постачальника.

При цьому у роботі на платформі можна провести налаштування методу партійного обліку. В його рамках відбуватиметься автоматичне списання продуктів із найменшим терміном придатності. Тобто тих, що найскоріше скінчиться.

За необхідності у роботі з документами ви можете самостійно обрати, яку саме продукцію списати, використати на виробництво чи реалізувати.

Зверніть увагу, що терміни придатності можуть стосуватись як продуктів, так і готової продукції. Наприклад, готової випічки.

Для зручності контролю термінів можна згенерувати звіт по продукції з термінами придатності. Це дозволить швидко зреагувати на закінчення термінів.

Технологічні карти пекарських виробів

Кожен пекарський виріб має свій рецепт, якого дотримуються кухарі. Але до чого ж тут технологічна карта? Технологічна карта - це і є рецепт. Точніше це перепис необхідних інгредієнтів для виготовлення одного виробу.

На платформі Skynum є можливість створення технологічної карти, де вказуються усі витрати - інгредієнти та їх кількість, а також вартість допоміжної роботи.

Розберемо на прикладі. У вашій пекарні виготовляють полуничний тарт. На його виробництво потрібно певну кількість продуктів: 800 г полуниці, 300 г борошна, 200 г цукру, 5 г розпушувача, 150 г масла, 1 яйце і т.д. Усе це є матеріальними витратами, які мають бути вказані в технологічній карті.

Окремо є і нематеріальні витрати. Що туди можна віднести? Наприклад, вартість випікання одного тарта або ж інші додаткові витрати.

Наявність технологічної карти дозволяє автоматично розраховувати собівартість готової продукції, адже в системі підтягуються дані про використані інгредієнти та їх актуальну вартість.

Насправді це значно полегшує роботу, адже у час нестабільної економіки ціни на продукти можуть постійно змінюватись. Через це можна потрапити в мінус при продажі. Задля уникнення цієї ситуації постійний автоматичний перерахунок собівартості спростить вашу роботу.

Облік процесу виробництва в пекарні

Ну якщо є продукти і технологічна карта, то має бути і безпосередньо виробництво. Не всі програми для обліку можуть похизуватись наявністю виробництва, але цей функціонал досить важливий.

Саме тому платформа Skynum реалізувала його в себе. Маючи тех. карту та всі інгредієнти, ви зможете швидко провести виробництво.

До прикладу, ви плануєте спекти п‘ять полуничних тартів. Одне діло зробити, але ж необхідно це якось записати і вказати в обліку. Для цього потрібно створити документ виробництва і вказати в ньому кількість тартів.

Після проведення цього документа використані продукти спишуться зі складу. Готова випічка ж оприбуткується на складі або в магазині.

Якщо якимось чином так сталось, що у вас недостатня кількість продуктів для випікання, то можна швидко створити замовлення постачальнику. А вже далі здійснити оприбуткування.

Тобто, будь-які процеси виробництва регулюються в системі Skynum дуже швидко та просто. При цьому ви зможете повністю керувати власними залишками та планувати виробництво.

Продаж та облік випічки в пекарні

Ну уявімо, що наші тарти готові. Була достатня кількість продуктів, використали технологічну карту і провели виробництво. В результаті в магазин було оприбутковано п‘ять тартів. Що з ними можна робити далі?

Skynum повністю підтримує реалізацію готової продукції. Таким чином, на цій же платформі ви можете здійснювати продажі.

• Приймати попередні замовлення від інших кав‘ярень, ресторанів чи клієнтів. Потрібно лиш створити документ замовлення, а на основі нього згенерувати надалі товарну накладну.
• Продавати через товарну накладну для тих, кому необхідний цей документ. Клієнт хоче отримати товарну накладну? Це зовсім не проблема, адже її можна згенерувати на основі проведеного продажу та роздрукувати або скинути електронний варіант.
• Здійснювати реалізації через інтернет-магазин. Думаєте це неактуально для онлайн-бізнесу? Помиляєтесь! На сьогодні існує досить багато інтернет-магазинів, котрі продають свої вироби та приймають замовлення онлайн.

До речі, якщо хочете спробувати свій пекарський бізнес вивести в онлайн, тоді Skynum в цьому допоможе. На платформі реалізований конструктор інтернет-магазина, де можна створити свій сайт для продажів. А ще є інтеграції з іншими конструкторами інтернет-магазинів.

• Використання каси для продажу Скайнум.Каса. Якщо ваша пекарня також працює роздрібно та обслуговує клієнтів по принципу кафе, то Скайнум.Каса стане знахідкою. Ви зможете швидко здійснити усі найосновніші операції - продаж, замовлення, повернення чи навіть службові внесення чи видачі.

А також у вас буде можливість підключити ПРРО за потреби, адже Скайнум.Каса має інтеграції. Тоді ваші чеки зможуть бути фіскалізованими одразу, а інформація про здійснені операції направлятиметься у податкову службу.

CRM програма для пекарні

Ну а якщо мова пішла про продажі, то треба згадати і про клієнтів. Робота з покупцями дуже важлива, як і робота з контрагентами в цілому. Саме тому необхідно правильно організовувати взаємодію з ними.

Для цього на платформі Skynum є можливість створення картотеки контрагентів, куди входять і постачальники, і покупці. Найбільше цікавлять клієнти, саме тому ви можете повністю створити клієнтську базу.

Кожен контрагент має власну картку, де вказується вся потрібна інформація. Серед найважливішого - пов‘язані документи, історії покупок та заборгованість.

Крім звичайної бази клієнтів, також можна створити програми лояльності. Про цю тему можна говорити дуже довго, але це досить актуально. В Skynum є усі базові програми лояльності - бонусна, накопичувальна знижкова, спеціальні ціни і т.д.

А ще можна запустити власні розпродажі або години для знижок. Це актуально для пекарень, які після 20:00 хочуть продати усі рештки перед наступним днем.

Отже, CRM система працює на відмінно задля контролю вашого бізнесу та налагодження відносин з клієнтами.

Підіб‘ємо підсумки?

Настала черга підбити підсумки щодо обліку в пекарні. Ми розповіли найбазовіші основи, про які треба пам‘ятати на початку роботи в пекарні. Більш детально дізнатись про це можна в наших інших статтях в Блозі.

Попри це все ж таки можна зробити такі висновки:

• Пекарня потребує обліку продуктів і готової продукції. Це дозволяє контролювати терміни придатності, наявні залишки та в результаті аналізувати усі потреби.
• Облік повинен бути з якісним виробництвом. Тільки з використанням потужного функціонала з технологічними картами, витратами та підрахунком собівартості можна повністю контролювати роботу пекарні.
• Взаємодія з клієнтами - дуже важлива. Мати власну клієнтську базу та запускати програми лояльності чи знижки - це важливо, адже це допоможе краще працювати з покупцями.
• Найкраще вести облік в спеціальній програмі для обліку. Skynum має відповідні можливості для пекарні, тому це буде зручне та якісне рішення.

А якщо ви хочете дізнатись більше про переваги обліку виробництва, то обов‘язково переходьте на наш сайт, де зібрана уся детальна інформація.