Більшість документів в товарообліковій системі зв'язуються з платіжками. Це необхідно для налагодженого контролю фінансів та взаємодії між платежами з товарною документацією. З цією метою виконується зв'язування платежів.
Платежі - це документальне підтвердження проведених фінансових операцій про оплату певних товарів/послуг. Більш детально про платежі можна дізнатись в окремій інструкції.
Зв'язування платежів можливе з будь-якими товарними документами, де необхідна оплата. Наприклад, надходження від постачальника, повернення постачальнику, замовлення від покупця, товарна накладна, роздрібний продаж та інші документи. Така функція допомогає прослідкувати платежі та дізнатись інформацію про поступлення чи витрачання коштів. Простими словами це можливість налаштувати взаємодію товарооблікової та бухгалтерської системи.
В цій інструкції ми розглянемо найбільш затребувані приклади зв’язування. Усі інші документи зв’язуються з платежами аналогічним чином.
Зв'язування надходження від постачальника з платежем
Зв‘язування «Надходження від постачальника» з платежем проводиться для оплати доставлених товарів постачальнику. Їх можна оплатити готівково та безготівково, увівши в поле оплати потрібну суму. Як альтернатива цьому можуть бути використані зв‘язані платежі. Крім того, якщо ваш документ оформлений в кредит, то ви можете оплатити його виключно зв‘язаними платежами.
Існує два способи зв'язування документа «Надходження від постачальника» з платежем. Ми можемо здійснити це через платіж або відповідно через документ оприбуткування.
Зв'язування через документ приходу
Щоб зв'язати «Надходження від постачальника» з платежем для початку потрібно створити «Видатковий касовий ордер». При створенні необхідно обов’язково вказати наступні поля:
- тип оплати, обравши «Розрахунки з постачальниками»;
- контрагент, з яким проводиться розрахунок;
- сума платежу.
В кінці активуйте касовий ордер для подальшого його використання.
Більш детально про роботу з платежами можна ознайомитись в інструкції «Платежі».
Після цього можна перейти до документа оприбуткування. Для цього у розділі «Постачання» створіть або оберіть потрібне «Надходження від постачальника». При його відкритті натисніть кнопку «Оплата» та оберіть «Прив'язати платіж». Перед вами з'явиться вікно, де можна буде обрати «вільний» Видатковий ордер, який ви бажаєте прив’язати.
Таким чином платіж прив’яжеться та з’явиться у розділі «Пов’язані платежі». Далі перейдіть у цей розділ та у полі «Оплата за цей документ» введіть суму, яку необхідно списати з вибраного платежу.
Після цього у блок «Оплата» автоматично введеться розмір оплати і сума за платежами.
В кінці документ потрібно активувати для проведення всіх оборотів по товарах та грошах.
Зв'язування через платіж
Якщо ви створили «Надходження від постачальника», але одразу його не оплатили, тобто оформили кредит, то можна це зробити при створенні платежу.
Перейдіть в «Фінанси», далі у розділ «Каса». Оберіть «Видатковий касовий ордер» та натисніть «+ Новий документ». Також можна обрати вже наявний ордер.
На сторінці платежу вкажіть тип оплати як «Розрахунки з постачальниками» та контрагента, з яким відбувається товарно-фінансова операція.
Далі натисніть на кнопку «Прив’язати документи». Перед вами з’явиться список доступних документів. Оберіть потрібний та збережіть.
За аналогією в блоці «Пов’язані документи» буде відображатись прив’язане «Надходження від постачальника». Тут необхідно прописати суму оплати з цього платежу у полі «Оплата з цього платежу». Для автоматичного розподілення коштів та внесення суми з платежу натисніть кнопку «Розподілити платіж».
Після цього активуйте платіж, і заборгованість буде автоматично погашена.
Зв'язування товарної накладної з платежем
Товарна накладна - один з основних документів для оформлення продажу товарів. В ній вказується вид товару, його кількість та контрагент, який купує. Таким чином цей документ підтверджує купівлю товару. Товарна накладна має бути оплачена. Для цього використовується оплата готівкою або безготівково. При цьому можна скористатись зв‘язаними платежами.
Процес зв’язування документів на платформі дуже подібний, тому з товарною накладною здійснити це можна за аналогією.
Зв’язування через товарну накладну
Щоб зв’язати товарну накладну з платежем, у цьому випадку спочатку необхідно створити платіж, тобто «Прибутковий касовий ордер». Про те, як створювати касові ордери ми говорили в окремій інструкції.
Варто пам’ятати, що при створенні прибуткового платежу необхідно вказати наступні дані:
- тип оплати, а саме «Розрахунки з покупцями»;
- контрагент, який проводить оплату;
- сума платежу.
Далі платіж збережіть та активуйте.
Після створення та активації касового ордера, перейдіть в «Торгівля» та оберіть в розділі «Продажі» блок «Товарна накладна». Тут натисніть «+Новий документ» або ж оберіть вже готовий зі списку.
Перейдіть у вікно оплати та натисніть «Прив’язати платіж». При цьому пам’ятайте, що він має бути вже сформований та активований. Перед вами буде доступний список платежів, котрими можна скористатись. Виберіть необхідний та натисніть «Зберегти».
Після цього вкажіть суму в «Оплата за цей документ», аби списати з платежу необхідну кількість грошей.
В блоці «Оплата» зміниться сума оплати платежами. Далі варто товарну накладну активувати.
Зв’язування через платіж
Зв’язати товарну накладну з платежем можна і безпосередньо через платіж. Це виконується у тому випадку, коли товарна накладна оформлена в кредит і необхідно прив‘язати платіж.
Для цього створіть товарну накладну та активуйте її. Після необхідно створити прибутковий касовий ордер. Щоб це зробити, перейдіть за схемою «Фінанси - Каса - Прибутковий касовий ордер». Або ж можна одразу перейти в наявний платіж.
Про створення касових ордерів більш детально можна дізнатись у відповідній інструкції в Базі знань.
Далі натисніть на кнопку «Прив’язати документи» та серед доступних оберіть той, який вам необхідний.
Після цього вкажіть оплату у полі «Оплата з цього платежу» та активуйте платіж. Крім цього, при бажанні оплатити автоматично можна скористатись спеціальною кнопкою «Розподілити платіж». Вона дозволить автоматично направити кошти в усі пов’язані документи.
Тепер платіж прив’язаний до товарної накладної і можна легко відслідкувати грошові та товарні операції.
Зв'язування замовлення покупця з платежем
Бувають ситуації, коли покупець зробив замовлення і одразу ж його оплатив. Замовлення можна оплатити одразу в документі готівкою або безготівково. При потребі ви можете прив‘язати відповідний платіж.
Для цього спочатку створіть платіж - «Прибутковий касовий ордер». Обов‘язково необхідно зробити наступне:
- вкажіть тип оплати - «Розрахунки з покупцями»;
- вкажіть контрагента, який оплачує;
- пропишіть суму оплати;
- активуйте платіж.
Далі щоб створити замовлення, перейдіть в «Торгівля - Продажі - Замовлення покупця» та натисніть «+ Новий документ». Також можна обрати вже наявне замовлення з переліку.
Далі натисніть у блоці «Оплата» на кнопку «Прив’язати платіж» та оберіть потрібний.
Після цього у «Пов’язані платежі» вкажіть суму оплати з цього платежу.
У кінці потрібно активувати документ для більш зручного обліку.
В результаті ви можете на основі замовлення створити товарну накладну, котра вже буде оплачена з оплати замовлення. Для цього натисніть кнопку «Дії» та оберіть «Створити товарну накладну», або ж одразу натиснути «+ Товарна накладна». Накладна буде автоматично створена.
Таким чином відбувається зв’язування основних документів. Ця функція є простою та зручною у використанні, але при цьому дає можливість зв’язати складський та фінансовий облік.
Оплата декількох документів
Бувають випадки, коли розмір платежу може охоплювати одразу декілька документів. Це можливо здійснити на платформі при оформленні платежу. Для цього спочатку створіть товарні накладні або замовлення та активуйте їх. Далі перейдіть у «Фінанси - Каса - Прибутковий касовий ордер», щоб створити або обрати платіж.
Після цього потрібно добавити пов’язані документи. Зробити це можна через кнопку «Прив’язати документи». Прив’яжіть усі документи, які вам необхідні.
Тепер необхідно розподілити фінанси між документи. Є два варіанти як це можна зробити:
Ви власноруч розподіляєте фінанси та вирішуєте, куди та скільки грошей надійде з цього платежу.
Натиснувши кнопку «Розподілити платіж», ви зможете отримати автоматичне розподілення.
В залежності від потреб ви маєте можливість обирати та змінювати суму розподілу.
Контроль незв’язаних платежів
Побачити реальну ситуацію з платіжками можна у розділі «Контроль», перейшовши в підрозділ «Поточна ситуація». Тут у блоках «Ми заборгували» та «Нам заборгували» представлена інформація щодо незв’язаних платежів та документів.
Зв’язування платежів - не є обов’язковим, але значно полегшує роботу та дозволяє відслідковувати переміщення коштів та товару. Такий функціонал збільшує ефективність роботи на платформі Skynum.
Ще більше корисної інформації про товарооблікову систему читайте в Базі знань.