Робота з даними містить чимало нюансів, які необхідно врахувати. Існують випадки, коли певну внесену інформацію потрібно видалити. Це можна зробити самостійно ручним способом, але при великих об’ємах даних здійснити таку операцію важко. Для цього існують автоматичні опції зрізу даних з бази.
Зріз бази даних - це можливість одномоментного вилучення інформації з системи згідно з заданими параметрами.
Ця опція є значно полегшує процес роботи в системі, адже таким чином ви позбавляєтесь від великої кількості лишньої інформації, котра може впливати на швидкість передачі даних. Саме тому не варто боятись зрізу, але потрібно виважено підходити до нього, адже видалення є безповоротним.
Зрізання може використовуватись у різних випадках. Серед найпопулярніших можна відзначити наступні:
- видалення інформації після тестування платформи;
- оновлена робота з системою на початку кожного календарного року;
- при закритті старого магазину та відкритті нового;
- бажання очистки платформи від інформації до певного періоду і т.д.
Проведення зрізу бази даних
Щоб здійснити зріз необхідно перейти у «Налаштування» та серед представлених розділів обрати «Сервіс».
Тут буде доступно декілька варіантів зрізу бази даних. Оберіть необхідний для вас. Про них більш детально ми поговоримо далі.
В залежності від ситуації можна обрати певний варіант, за яким буде проводитись зрізання інформації з бази даних. Розберемо кожен з них і ситуації, коли вони використовуються.
Тотальний варіант
Тотальний спосіб вилучення інформації з бази даних є найбільш радикальним, адже стираються абсолютно всі дані. Тобто програма скидається до «заводських» налаштувань.
Такий варіант є дуже серйозним, адже в системі не буде збережено жодної інформації.
Наприклад, цей спосіб можна використати, коли компанія тестує функціонал програми, використовуючи вигадані несправжні дані. Після завершення тестування необхідно видалити все і почати роботу з «чистого аркушу».
Зверніть увагу, що виконання цієї функції можливо лише на поточний момент. Проведення тотального зрізу неможливе іншою датою.
Варіант зі збереженням довідників
При використанні способу зі збереженням довідників певна частина інформації зберігається, а саме довідники та картки товарів.
Це необхідно, коли компанія має велику номенклатуру товарів, груп контрагентів, банків, податків та інших довідників, але при цьому потрібно видалити усі проведені операції. В такому випадку будуть вилучені документи, залишки та платежі.
Коли це потрібно? До прикладу, у вас закрився магазин, але на його місці ви відкриваєте новий. При цьому у вас не буде залишків товарів та заборгованостей з контрагентами. В такому випадку навіть при наявності залишків ви зможете їх внести самостійно вручну.
Будьте уважні, адже варіант зрізу зі збереженням довідників також передбачає видалення усіх операцій на момент його виконання без можливості вибору іншої дати.
Варіант зі збереженням залишків
Виконання зрізу зі збереженням залишків буде збережена інформація по довідниках, картках товарів, а також у безпеці будуть залишки. При цьому видаляться документи та платежі, які були здійснені до цього.
Довідники та картки товарів залишаться у системі за аналогією як у варіанті зі збереженням довідників. Залишки ж мають певні особливості.
Після такого виду зрізу буде автоматично створені документи «Оприбуткування надлишків» для товарів та «Вихідні фінансові залишки - Універсальні» для усіх рахунків, крім кас, банків та контрагентів. Для цих документів будуть створені свої документи по залишкам в розділі «Фінанси - Вхідні залишки». Інформація по залишках буде актуальна саме на той час і день, коли відбувся зріз, адже виконати цю функцію можливо лише у реальному часі.
Такий варіант можливо використати, коли закінчився календарний рік, і ви хочете розпочати роботу, зберігаючи всі залишки, але при цьому звільнити базу даних.
Пам’ятайте про те, що у цьому випадку ви не зможете прослідкувати за якими саме партіями і цінами надійшли товари у залишку та де утворилась певна заборгованість по контрагентам.
Щадний варіант
Щадний зріз вважається найбільш безпечним та гнучким способом видалення інформації.
В даному випадку ви зможете видалити усі документи, крім наступних: приходні накладні з наявними залишками та несплачені продажі. Збережені документи стануть повністю недоступними для редагування, їх деактивація теж неможлива. Також будуть збережені картки товарів, довідники, фінансові та товарні залишки залишаться без змін.
Відмінність цього варіанту - можливість провести зріз з вибором дати. Наприклад, ви можете вказати 6 вересня, а отже усі дані до цього числа будуть видалені. Інформація після цієї дати буде наявна.
Даний спосіб чудовий варіант, коли потрібно прослідкувати звідки з’явилась непогашена заборгованість та прихід товару, що залишився.
Особливості зрізу бази даних
Щоб здійснити зрізання інформації з бази даних, необхідно мати певні права доступу. Таким чином тільки користувач з правами адміністратора може виконувати цю дію. Обов’язково не забувайте про те, які наслідки має зріз і про безповоротне видалення інформації, тому підходьте до цього питання з особливою ретельністю та обдуманістю.
Крім того, у сам момент проведення зрізання зупиняються абсолютно всі дії в програмі, включаючи продажі через Skypos.
Процес видалення інформації може зайняти деякий час в залежності від об’єму даних, котрі були на платформі. Зазвичай це декілька хвилин.
Зріз бази даних - це зручний спосіб для швидкого видалення інформації, але при цьому дуже відповідальний та серйозний.
Разом з платформою Skynum ви зможете працювати легко та комфортно. Ще більше детальної інформації про роботу з системою читайте в нашій Базі знань.