🕒 Важливість своєчасності закупівель товару

Своєчасна закупівля товарів є критично важливою для підтримки безперервного процесу продажів і збереження стабільної роботи складу. Вона дозволяє:

  • уникнути дефіциту на складі,
  • своєчасно реагувати на зростання попиту,
  • зменшити ризик втрати клієнтів через відсутність товару.


⚙️ Як працює функціонал закупівель у Skynum

🔍 Проаналізувати потребу в закупівлі товарів та сформувати документи для закупівлі можна у розділі Постачання → Закупівля

👁️‍🗨️ Інформація про товари надається у трьох режимах перегляду:

🔹 Всі товари — повний список усіх товарів у системі.

🔹 З нормою запасу — перелік товарів, у картках яких вказана норма запасу.

🔹 Прогнозування — режим перегляду, який надає рекомендації щодо кількості та асортименту товарів, які варто закупити на основі попереднього споживання.


🛠️ Як налаштувати закупівлі згідно з нормами запасу

Щоб здійснювати закупівлі відповідно до встановлених норм запасу:

  • Перейдіть у картку товару.
  • Відкрийте блок "Контроль закупівлі".
  • Для кожного складу вкажіть кількість товару, яка має бути завжди на складі про запас.
  • Збережіть зміни в картці.

Аналогічно норма запасу зазначається для модифікацій товару безпосередньо в картці модифікації. Якщо товар має модифікації, норму запасу слід вказувати не в картці самого товару, а саме в картці модифікації, оскільки документи замовлень або переміщень формуються із зазначенням конкретних модифікацій таких товарів.

Щоб задати норму запасу для кожної модифікації:

  • Зайдіть у картку товару.
  • Перейдіть до блоку «Модифікації».
  • Біля назви потрібної модифікації натисніть кнопку з зображенням олівця.
  • Відкриється картка обраної модифікації.
  • У блоці «Контроль закупівлі» вкажіть значення норми запасу для кожного складу окремо.


⚙️ Режими "Всі товари" та "З нормою запасу"

📋 Списки у режимах "Всі товари" та "З нормою запасу" містять такі поля:

  • Код товару, Назва, Артикул, Одиниця вимірювання, Ціна прихідна — ці дані беруться з картки товару.
  • Кількість до закупки — розраховується автоматично як різниця між сумою норми запасу та резервом і сумою залишку та кількості, що очікується. Це поле можна редагувати вручну.
  • Норма запасу — це мінімальна кількість товару, яка має бути постійно в наявності на складі. Значення встановлюється у картці товару.
  • Залишок — автоматично розраховується на поточну дату.
  • Резерв — автоматично розраховується на поточну дату на основі кількості товару, зарезервованого у документах "Замовлення покупця".
  • Очікується — автоматично розраховується на поточну дату, виходячи з кількості товару у документах "Замовлення постачальнику".
  • Витрати — сума всіх списань або переміщень товару за період, вказаний у фільтрах "Початок продажів" та "Кінець продажів".
  • Продажі — сума всіх продажів за вирахуванням повернень за вказаний період.


🔍 Фільтри для зручного аналізу та відбору:
  • Склад
  • Постачальник — фільтрація за постачальником, вказаним у картці товару (блок "Контроль закупівлі")
  • Категорія
  • Технологічні карти

У фільтрі пропонується вибір технологічної карти зі списку, що знаходиться в розділі Виробництво → Технологічні карти.

Якщо застосувати цей фільтр, система покаже лише ті товари, які входять до обраної технологічної карти.

  • Початок продажів / Кінець продажів
  • Переміщення — опції "Не враховувати" або "Додати до Витрат"

Якщо витрати за період аналізуються загалом по складах, додавати до витрат обсяги переміщень товару між складами недоцільно, оскільки це лише спричинить плутанину в звіті. Однак існують випадки, коли опцію необхідно увімкнути в режим «Додати до витрат». Наприклад, це потрібно для складу, що займається виробництвом готової продукції, або для складу, який здійснює закупівлі незалежно від інших складів.


🧾 Створення документів закупівлі або переміщення

У нижній частині сторінки передбачена кнопка:

"Створити замовлення / Створити переміщення", яка дозволяє:

  • 📑 Створити документ "Замовлення постачальнику" — для поповнення запасів товару.
  • 🔄 Створити документ "Переміщення" — для переміщення товару з одного складу на інший, якщо він є в наявності.


🔧 Перегляд інформації про модифікації товару

Якщо товар має модифікації, кожна з них у списку на закупівлю відображається під назвою цього товару. Для відображення модифікацій треба натиснути на жовту кнопку перед назвою товару.


🔄 Робота з товарами-замінниками (аналогами)

В програмі існує можливість створити список з товарами-замінниками. Це зручно для компаній, які виробляють готову продукцію, і можуть замінювати сировину у разі її відсутності.

Наприклад, на складі не вистачає певної сировини і цієї сировини нема у постачальників на даний час. Виробники мають можливість створити замовлення для закупівлі аналогічної сировини.

Щоб налаштувати зв’язки між товарами-замінниками та отримати списки товарів з іх аналогами у розділі Закупівля потрібно зробити наступне:

  • В картках сировини та її аналога в блоці "Налаштування обліку" в полі "Споріднена група" вкажіть однакові споріднені групи.


⚠️ Важливо! Споріднені групи використовуються виключно для позначення аналогічних товарів. Вони не мають нічого спільного з категоріями товарів, які створюються в розділі Товари → Каталог.

При натисканні на зелену кнопку біля назви товару, який входить до споріднених груп, у звіті під цим товаром відобразиться його товар-замінник.


⚠️ Зверніть увагу!  У режимі «З нормою запасу» товари-замінники відображатимуться лише в тому випадку, якщо в їхніх картках зазначено норму запасу.


⚙️ Режим "Прогнозування"

Режим "Прогнозування" використовується у випадках, коли потрібно розрахувати потребу в закупівлі товарів, виходячи з даних за минулі періоди роботи торговельного підприємства.

Наприклад, потрібно проаналізувати рух товарів минулого літа, щоб визначити потребу для майбутнього літа.

Такий прогноз у Skynum можливий як із використанням норми запасу товару, так і без неї.


Нагадування: норма встановлюється в полі «Мінімальний залишок або норма запасу для кожного складу» в картці товару, у блоці «Контроль закупівель».

Спочатку розглянемо прогнозування без використання норми запасу.

Багато користувачів встановлюють норму запасу для складу, але деякі цього не роблять з таких причин:

  • занадто багато товарів, і складно встановити норму для всіх;
  • немає бажання чи сенсу встановлювати норму, оскільки потреба може змінюватися динамічно чи сезонно.

У таких випадках потребу в закупівлі можна спрогнозувати на основі минулих подій.


📊 Прогнозування без урахування норм запасу

Прогноз формується на основі: продажів, списань, переміщень за певний період роботи торговельного підприємства. Переміщення, за потреби, можна виключити з аналізу.

У звіті задається період аналізу — поля «Початок продажів» та «Кінець продажів».
Це може бути минулий місяць, квартал або рік — залежно від потреб користувача. Найчастіше використовують минулий квартал.

Аналізуючи обраний період, прогнозують потребу на наступний.

Вказується «Період прогнозу» — кількість днів майбутнього періоду, на які розраховується потреба.

У звіті відображається кількість продажів та витрат за період, що аналізується, для кожного товару.

🔢 Розрахунок середньої витрати

На основі цих даних розраховується середнє споживання за день кожного товару — «Середня витрата на день», тобто:

скільки товару в середньому потрібно на 1 день у майбутньому періоді, виходячи з потреб періоду, що аналізується.

Це число множиться на кількість днів у періоді прогнозу й відображається в полі «Рекомендований запас».

Виходячи з рекомендованого запасу, розраховується кількість закупівлі.
Проте потрібна кількість — це не просто добуток середньої витрати на кількість днів.

🛒 Додаткові фактори в розрахунку

У розрахунку також беруть участь:

  • зарезервовані товари (за документами «Замовлення покупця»)
  • очікувані товари (за документами «Замовлення постачальнику»)

У результаті, з урахуванням рекомендованого запасу, зарезервованих та очікуваних товарів, у полі «Кількість закупівлі» відображається остаточне значення.


🔧 Прогнозування з урахуванням норм запасу

За замовчуванням фільтр «Норма запасу» встановлено в положення «Не враховувати», і розрахунок здійснюється за описаним вище алгоритмом. Цей режим підходить більшості користувачів.

Далі розглянемо варіанти прогнозування із використанням норм запасу.
У фільтрі «Норма запасу» доступні такі режими:

  • «Додати як буфер»
  • «Норма як мінімум»


➕ Режим «Додати як буфер»

Для деяких користувачів важливо мати певну кількість товару «про запас». Тобто існує прогноз, а до цього прогнозу вони хочуть додати ще кілька одиниць товару.

Для цього використовується норма запасу як буферний запас «на всякий випадок».

  • У звіті норми запасу відображаються в колонці «Буферний запас»
  • Додаються до рекомендованого запасу
  • Кількість закупівлі розраховується з урахуванням цього буферного запасу


🛑 Режим «Норма як мінімум»

У цьому режимі норма запасу відображається в колонці «Мінімальний запас» і не просто додається до рекомендованого запасу.

Звіт аналізує, чи потрібно докупити товар, аби забезпечити кількість не меншу за мінімальний запас:

  • Рекомендований запас має бути не нижчий за мінімальний, але може бути і вищий.


🔔 Цей функціонал допомагає автоматизувати процес закупівель та уникати ручних помилок, дозволяючи точніше планувати складські запаси.