Платежі - це розрахункові документи, які засвідчують факт фінансової операції. Вони необхідні для правильного контролю поступлення та витрат грошей, своєчасної оплати постачальникам та від покупців. Саме платежі є основоположними документами для відслідковування фінансової ситуації компанії.
На платформі Skynum представлено декілька видів платежів - касові (готівкові) та банківські (безготівкові). В цій інструкції розглянемо касові платежі, тобто готівкові, але банківські платежі працюють аналогічно.
Касові платежі необхідні для фіксації готівкових грошових засобів. Це дозволяє зберігати та відстежувати загальний баланс або баланс кожної окремої каси, що значно спрощує контроль фінансів.
Створення касових платежів
Щоб створити касовий платіж, необхідно перейти у «Фінанси» та обрати розділ «Каса». Далі буде доступно два види касових ордерів - прибутковий та видатковий. Про створення кожного з них поговоримо окремо, адже вони мають свої особливості.
Після того, як ви обрали тип касового ордера, буде доступна сторінка з усіма касами, де відображається фінансовий баланс по кожній з них. Крім того, тут ви зможете переглянути усі минулі платежі за періодом, касою, контрагентом та активністю або знайти самостійно в пошуку за номером.
Створення прибуткового касового ордера
Прибутковий касовий ордер - це платіж, який надходить в касу компанії. Таким чином баланс коштів в касі збільшується.
Для створення прибуткового касового ордера у відповідному підрозділі натисніть на «+Новий платіж».
Перед вами відкриється нова вкладка з полями, котрі необхідні для заповнення.
Серед них представлені наступні:
- Каса - вибір каси, куди оприбутковуватимуться гроші. Над полем вказується доступний баланс вибраної каси.
- Номер - номер платежу.
- Дата - дата створення платежу.
- Тип оплати - певний тип оплати, котрий використовується у цьому випадку. Про те, як обрати варіант оплату розкажемо нижче.
- Контрагент - вибір контрагента, який зв’язаний з цим платежем.
- Призначення - додаткове поле для вказання призначення цього платежу.
- Додаток - додаткове поле з дописуванням інформації щодо платежу.
- Підстава - додаткове поле для вказання підстави створення платежі.
- Сума - та кількість коштів, які вносяться прибутковим касовим ордером.
- Коментар - будь-яка нотатка щодо даного платежу.
Ці поля дозволять якомога точніше схарактеризувати платіж та все, що з ним пов’язано.
Вибір типу оплати в прибутковому ордері
Існує декілька типів оплати, які можна вказати при формуванні прибуткового касового ордера. Кожен з них має свої певні особливості.
- Розрахунки з покупцями - це тип оплати, коли компанія має оформити платіж з покупцем. Наприклад, оплата товару чи замовлення. У цьому випадку стає доступне ще одне поле «в т.ч. ПДВ», де вказується розмір ПДВ, який входить в загальну суму ордера.
- Розрахунки з постачальниками - це тип оплати, коли компанія має оформити платіж з постачальником. Детальніше про взаємодію з постачальниками та іншими контрагентами читайте в окремій інструкції.
Інколи трапляються випадки, коли постачальники платять за повернення товарів, тоді цей тип оплати і використовується. Аналогічно до минулого типу з’являється поле «в т.ч. ПДВ».
Зверніть увагу, що при розрахунку з покупцями або постачальниками з’явиться напис про нерозподілений залишок платежу. Це означає, що даний платіж неприв’язаний до відповідного документу, а ці гроші ще не використані в якості оплати за товари.
- Готівка з банку - це тип оплати, коли кошти надходять з банку, саме тому тут непотрібно вказувати контрагентів.
- Засновник - це тип оплати, коли кошти в компанію вносить засновник. При цьому варіанті необхідно вказати засновника.
Більш детально про засновників та як налагодити з ними роботи на платформі, читайте в інструкції.
- Передача в касу - це тип оплати, коли кошти з однієї каси передаються в іншу. При цьому баланс в касах буде змінюватись в залежності від суми передачі.
На платформі доступне створення декількох кас одночасно для більшої зручності в роботі. Про те, як це зробити, читайте в гайді.
Після вибору типу оплати та заповнення усіх полів платіж необхідно зберегти та активувати. В цей момент касовий баланс зміниться автоматично.
Створення видаткового касового ордера
Видатковий касовий ордер - це платіж, який надходить з каси компанії. При цьому баланс в касі зменшується, а видані кошти списуватимуться.
Для створення видаткового касового ордера виконуються майже усі ті самі дії, що і для прибуткового ордера.
У «Фінанси» виберіть розділ «Каса» та підрозділ «Видатковий касовий ордер». Тут натискаємо «+ Новий платіж».
Відкриється схожа сторінка, що і при створенні прибуткового платежу. Тут також потрібно заповнити аналогічні поля.
- Каса - вибір каси, звідки витрачаються гроші. Над полем доступний баланс вибраної каси.
- Номер - номер платежу.
- Дата - дата створення платежу.
- Тип оплати - той тип оплати, який використовується для цього платежу. Про те, як обрати варіант оплату розкажемо нижче.
- Контрагент - вибір контрагента, який зв’язаний з цим платежем.
- Призначення - додаткове поле для вказання призначення цього платежу.
- Додаток - додаткове поле з дописуванням інформації щодо платежу.
- Підстава - додаткове поле для вказання підстави створення платежі.
- Сума - та кількість коштів, які видаються за цим видатковим касовим ордером.
- Коментарі - будь-яка нотатка щодо даного платежу.
Таким чином сформується основна інформація щодо видаткового касового ордера.
Вибір типу оплати в видатковому ордері
Серед типів оплати у видатковому ордері також існують різні варіанти. Про кожен розкажемо більш детально далі.
- Розрахунки з покупцями - тип оплати, коли компанія повинна розрахуватись з покупцем. Тут також вказується контрагент та розмір ПДВ.
- Розрахунки з постачальниками - тип оплати, коли компанія повинна розрахуватись з постачальником. Також дозволяє вказати контрагента та ПДВ.
Крім того, для цих двох типів оплати є нерозподілений залишок, якщо даний платіж незв’язаний з документами. Про те, як зв’язати документи, читайте в нашій інструкції «Зв’язування платежів».
- Витрати - тип оплати, коли вказуються додаткові витрати. Наприклад, заробітна плата, оренда, транспорт і т.д. Саме тому необхідно вказати, які саме витрати потребують видаткового касового ордера.
Крім того, при внесенні витрат в систему, вони будуть доступні для перегляду в фінансових звітах і братимуть участь в розрахунку прибутку.
- Інкасація - тип оплати, котрий використовується для збору та перевезення готівки.
- Засновник - тип оплати, коли засновник вилучає певну суму з каси. У цьому випадку необхідно вказати засновника.
- Передача в касу - тип оплати, коли фінанси передаються з однієї каси в іншу. При цьому необхідно вказати дві каси.
Таким чином видатковий касовий ордер сформовано. Далі необхідно його зберегти та активувати, щоб змінити баланси в касі.
Звітність по касі
Усі платежі та касові операції можна проконтролювати. Для цього перейдіть у «Фінанси» та оберіть «Звіти». Тут буде доступні різні журнали звітності. Щоб контролювати обіг готівки необхідно відслідковувати в першу чергу Журнал касових операцій та Касовий звіт.
Журнал касових операцій дозволяє переглянути усі грошові залишки по періодах, касах, контрагентах та валюті.
Касовий звіт є більш широким звітним документом, адже показує усі фінансові операції за різні дати, при цьому підбиваючи підсумки.
Усі ці документи можна роздрукувати та представити у паперовому варіанті.
Також дізнатись ще більше інформацію про платежі можна, обравши «Контроль» та перейшовши в розділ «Бухгалтерія». У Фінансовій довідці ви зможете відслідкувати дані про продажі і доходи, гроші, заборгованості постачальників і покупців, товари та загальні витрати.
Крім того, додаткову про витрати можна дізнатись у блоці в розділі «Бухгалтерія».
Як ви можете побачити функціонал платежів в Skynum широкий, але при цьому він спрощує контроль за фінансовою складовою компанії. Ще більше корисної інформації про зв’язування платежів з документами та інші можливості платформи читайте в Базі знань.