Кадрові події трапляються нечасто, але кожна з них зачіпає гроші. Підвищили оклад — з якого числа рахувати по-новому? Перевели в інший відділ — у чию відомість людина потрапить цього місяця? Звільнили 19-го — скільки нарахувати і як не забрати людину в наступний місяць? У таблицях відповідь щоразу залежить від того, хто і що встиг виправити, і минулі місяці непомітно переписуються.
У Skynum умови роботи не редагують, а дописують. У кожного співробітника є картка — хто це і як йому платити — і кар'єра: історія записів з датами, кожен з яких описує посаду, відділ, оклад і графік з певного дня. Нова подія — новий запис. Розрахунок зарплати за будь-який місяць бере той запис, що діяв тоді, тому минулі місяці лишаються такими, як були пораховані.
Просте правило: будь-яка зміна умов роботи — це новий запис у кар'єрі з датою, з якої вона діє. Старі записи не правлять.
Це продовження серії про зарплату у Skynum. Як прийняти перших співробітників і дійти до виплати — у статті Зарплата: від першого співробітника до виплати, відпустки й лікарняні — у статті Табель робочого часу. Тут — усе, що відбувається з людиною після прийому: підвищення, переведення, звільнення, повернення, а також як завести багато людей одразу.
Прийом на роботу
Нового співробітника приймають у вкладці Зарплата → Персонал кнопкою Новий співробітник. У картці — прізвище, ім'я, по батькові, ІПН, табельний номер, під заголовком Кадри — умови роботи: дата початку, посада, графік, тип зарплати й оклад або ставка, а під заголовком Розрахунок зарплати — як платити: форма оплати, банк і IBAN, відсоток лікарняних. Збережіть — і в кар'єрі співробітника з'являється перший запис, Прийом на роботу, з усім, що ви вказали під заголовком Кадри. Покроково, з прикладами для окладу, оплати за зміну і за годину, це описано в статті Зарплата: від першого співробітника до виплати.
Якщо умови роботи ще не погоджені, залиште поля під заголовком Кадри порожніми й збережіть картку: людина є в списку, але в табель і розрахунок потрапить лише після першого запису кар'єри. Додайте його, коли умови відомі, на вкладці Кар'єра в картці кнопкою Додати службове переміщення з типом Прийом на роботу.
Табельний номер видно у відомостях, табелі й файлах для банку, тому домовтесь про єдиний формат — наприклад 001, 002 — до того, як заводити перших людей.
Якщо співробітник сам працює у Skynum — пробиває чеки, оформлює накладні, — зв'яжіть його картку з обліковим записом: у Налаштування → Користувачі відкрийте користувача і в полі Співробітник оберіть картку. Без цього не запрацює відсоток від продажів.
Кар'єра: історія умов роботи
Відкрийте в картці співробітника вкладку Кар'єра. Тут — історія його роботи в компанії: записи з датами, і кожен відповідає на питання «на яких умовах людина працює з такої-то дати». Перший запис — Прийом на роботу, він з'явився, коли ви зберегли картку. Далі кожна подія — підвищення, переведення, звільнення — додає новий запис, а попередній отримує дату закінчення. По кожному запису видно дату початку, тип переміщення, відділ, посаду і зарплату, а позначка Активна показує, який запис діє зараз. Тому в будь-який момент видно, що з людиною відбувалось і за якими умовами рахувався кожен місяць.
Загальний список переміщень усіх співробітників — у вкладці Зарплата → Кар'єра: там видно, чий запис зараз чинний, і є фільтри за відділом, співробітником і датою.
Оформіть подію новим записом
Щоб оформити підвищення, зміну посади, переведення чи звільнення, натисніть Додати службове переміщення — відкриється форма нового запису. Заповніть:
- Тип переміщення — що сталося: Зміна зарплати, Зміна посади, Переведення в інший відділ або Звільнення.
- Дата початку — з якого дня діють нові умови.
- Посада, Відділ, Графік роботи, Стаття витрат — підтягуються з попереднього запису; змініть лише те, що змінилось. Відділ і стаття витрат показуються, лише коли їх у компанії кілька.
- Тип зарплати і сума: Оклад / тариф для помісячної, Денна ставка чи Часова ставка для поденної й почасової, для відрядної суми немає. Для помісячної ще Ставка зарплати — 0,5 для пів ставки.
Збережіть — і попередній запис Skynum закриває датою нового. З цього дня табель і розрахунок беруть нові умови, а місяці до нього лишаються на старих.
Що можна виправити
Кар'єра — основа табелів і розрахунків, тому минуле в ній захищене. Виправити дату, посаду, відділ, оклад чи графік можна в останньому записі — поки за його період немає підтвердженого розрахунку й активованих документів. Так само лише останній запис можна видалити: попередній знову стає чинним. Новий запис додається тільки після останнього, і два записи на одну дату не додаються.
Якщо помилку знайшли в записі, за період якого зарплата вже підтверджена, спочатку скасуйте підтвердження розрахунків за ці місяці у вкладці Розрахунок, потім виправте запис і розрахуйте місяці знову. Skynum не змінить умови, на які спирається підтверджена зарплата, і скаже, який місяць заважає.
Звільнення
У картці співробітника на вкладці Кар'єра додайте службове переміщення з типом Звільнення і датою звільнення — це останній робочий день. Посада, відділ, графік і оклад підтягуються самі; збережіть. День звільнення ще рахується відпрацьованим, з наступного дня в табелі стоять прочерки, а в табель наступного місяця людина вже не потрапляє. У розрахунку за місяць основна зарплата нараховується по день звільнення включно.
Компенсацію за невикористану відпустку оформлюють документом: у Зарплата → Первинні документи на вкладці Звільнення натисніть Новий документ, оберіть співробітника, у полі Дата початку вкажіть дату звільнення, у полі Дні — кількість днів невикористаної відпустки, Ціну дня — і активуйте. У розрахунку за місяць сума з документа з'являється окремим рядком.
Дні в цьому документі Skynum не рахує з дат, і на це є причина: залишок відпустки залежить від усіх років роботи людини — з дати прийому, включно з часом до Skynum, за мінусом уже використаних днів, — тому його визначає бухгалтер за кадровими даними. Ціна дня — середньоденний заробіток, як і для відпустки. Суму, податки й виплату Skynum рахує сам.
Гроші звільненому можна видати в день звільнення касовим ордером, не чекаючи відомості на всіх; як саме — у статті Виплата зарплати.
Запис Звільнення — останній у кар'єрі. Якщо людина повернеться, для неї створюють нову картку з новим табельним номером; стара зберігає історію попередньої роботи.
Коли співробітників багато
Список співробітників можна завантажити з Excel: у вкладці Персонал відкрийте Опції → Імпорт, завантажте файл або вставте таблицю з буфера, над кожною колонкою оберіть, яке поле картки вона заповнює, і натисніть Запустити імпорт. Імпорт приймає табельний номер, прізвище, ім'я та по батькові, телефон, стать, дату народження, адресу, № соцстраху, відсоток лікарняних, банк і IBAN — і створює картки. Форму оплати й умови роботи — посаду, оклад, графік — кожному додають уже в картці: умови роботи записом Прийом на роботу на вкладці Кар'єра.
Правила розрахунків теж не заводять кожному вручну. Налаштуйте їх одному співробітнику — скажімо, аванс фіксованою сумою — і на його вкладці Правила розрахунків натисніть Застосувати до інших: оберіть відділ або конкретних людей, і правила скопіюються їм. Зворотний шлях — кнопка Клонувати на тій самій вкладці в картці нового співробітника: обираєте, чиї правила взяти за зразок. Після копіювання перевірте в правилах Дату початку — вона ставиться сьогоднішня — і одержувача в аліментах: контрагент не копіюється. Повний перелік правил і їхніх полів — у довідці Правила розрахунків.
Як це працює в житті
Нового продавця прийняли 16-го
Продавця приймають з 16 листопада. Кадровик створює картку, під заголовком Кадри вказує дату початку 16.11, посаду «Продавець», графік і оклад 16 800 — і зберігає. Листопадовий табель уже створений, тому рядок продавця з'являється в ньому сам, з 16-го числа. У розрахунку за листопад у нього оклад за 11 відпрацьованих днів із 21 — 8 800. В авансову відомість він потрапить уже в грудні.
Підвищення окладу з 1 грудня
Адміністратору піднімають оклад з 21 000 до 24 000 з 1 грудня. На вкладці Кар'єра додають запис Зміна зарплати з датою 01.12 і новою сумою — посада, відділ і графік підтягуються самі. Листопад рахується за 21 000, грудень — за 24 000. Ніхто нічого не перераховує.
Переведення в інший відділ
У компанії з'явився склад, і касира з 1 грудня переводять туди комірником. Відділ «Склад» додають у Конфігурація → Відділи, підрозділи, посаду «Комірник» — у Конфігурація → Посади, а в кар'єрі касира — запис Переведення в інший відділ з датою 01.12, відділом «Склад» і посадою «Комірник». З грудня він у табелі й відомостях складу, а листопадова відомість відділу «Загальний» його ще включає — у листопаді він працював там.
Перехід з окладу на оплату за зміну
Бухгалтер переходить на два дні на тиждень, і їй домовились платити за зміну. Запис Зміна зарплати з датою, тип зарплати Поденна, денна ставка і графік «Позмінно, 8 годин» — а дні, коли вона виходить, відмічаються в табелі. Як працюють поденна й почасова оплата — у статті Поденна й почасова оплата.
Звільнення 19 листопада
Адміністратор з окладом 21 000 звільняється 19 листопада. Кадровик додає запис Звільнення з датою 19.11, бухгалтер створює документ «Звільнення» з компенсацією за 5 днів невикористаної відпустки з ціною дня 800. У табелі з 20-го прочерки. Розрахунок за листопад: основна зарплата 14 000 за 14 робочих днів із 21 і окремим рядком компенсація 4 000. Розрахунок підтверджують для цієї людини окремо і видають суму касовим ордером у день звільнення.
Повернення через пів року
Той самий адміністратор у травні повертається. Стару картку не відкривають — після звільнення записів у кар'єрі не додають. Створюють нову картку з новим табельним номером і датою початку в травні. Історія попередньої роботи лишається в старій картці.
Помилка в окладі
У новому записі касира замість 24 000 ввели 2 400, і розрахунок за грудень уже підтверджений. У вкладці Розрахунок скасовують підтвердження його розрахунку за грудень, у записі кар'єри — він останній — виправляють суму, натискають Розрахувати і підтверджують знову. Якби розрахунок ще не був підтверджений, вистачило б виправити суму.
Практичні правила
- Кожна зміна умов — новий запис з датою; старі записи не правте.
- Найзручніша дата зміни — перше число місяця: так місяць рахується за одними умовами від початку до кінця.
- Звільнення — запис у кар'єрі з датою останнього робочого дня; компенсація за відпустку — окремим документом.
- Після копіювання правил перевірте дати початку й одержувачів утримань.
- Користувача, який продає, зв'яжіть з карткою співробітника — інакше відсоток від продажів не нарахується.
Підсумок
Кадровий облік у Skynum — це картка з реквізитами й кар'єра як історія записів з датами. Прийом, підвищення, переведення і звільнення дописуються, а не редагуються, тому кожен місяць рахується за умовами, що діяли саме тоді, і жодна зміна не переписує вже виплачену зарплату. Співробітники завантажуються з Excel, правила розрахунків копіюються цілому відділу, а звільнення закривається за один день: запис, документ і касовий ордер. Покрокові інструкції по картці, кар'єрі й документах — у розділі довідки Кар'єра співробітника.