Місяць рідко минає за планом. Хтось захворів на три дні, хтось пішов у відпустку з 23-го числа, охоронець відпросився з половини зміни, а нового продавця прийняли 16-го. Кожна така подія змінює зарплату, і в таблицях саме вони породжують помилки: забули зняти дні, порахували відпустку двічі, нарахували повний місяць тому, хто відпрацював половину.
У Skynum усе це записується в табель: навпроти кожного співробітника — всі дні місяця, і видно, коли людина працювала, а коли ні і чому. Табель будується з графіка сам, відсутність ви відмічаєте прямо в ньому, а розрахунок зарплати бере відпрацьовані дні з табеля — нічого перераховувати вручну не треба.
Просте правило: табель уже заповнений за графіком — ви лише відмічаєте, кого не було. Кожна відмітка — це одразу й документ: відпустка, лікарняний чи неявка.
Це продовження серії про зарплату у Skynum. Як прийняти співробітників, створити перший табель і дійти до виплати — у статті Зарплата: від першого співробітника до виплати. Тут — усе, що стосується табеля: графік, позначки, відсутності, неповні дні, виправлення й межа місяців.
Графік роботи
Графік роботи — це календар на рік, у якому кожен день або робочий з кількістю годин, або вихідний. З нього Skynum заповнює табель. Графіки лежать у Зарплата → Конфігурація → Графіки, і в компанії вже є чотири: п'ятиденний тиждень по 8 годин, шестиденний, і два змінні — по 8 і по 12 годин, у яких усі дні робочі, а вихідні кожного змінника відмічаються в табелі. Графік співробітнику ви призначаєте в його картці при прийомі на роботу. На новий рік графіки продовжуються самі.
Щоб створити свій графік, наприклад чотириденний тиждень, натисніть Додати графік, введіть назву і збережіть. Потім натисніть Згенерувати графік на рік, укажіть рік, відмітьте робочі дні тижня і впишіть години в кожному — і натисніть Підтвердити. Перед вами календар року: робочі дні з годинами, вихідні виділені кольором. Тепер цей графік можна призначити співробітнику.
Будь-який день графіка можна змінити: клікніть по ньому в календарі, поставте Тип дня — робочий або вихідний — і Тривалість робочого дня, збережіть. Так у графіку відмічають свято, у яке компанія не працює, або скорочений день перед ним: графік згенеровано зі схеми тижня, тому про свята він не знає. Змінений день підсвічується в календарі. Правка діє на всіх, хто працює за цим графіком, і лише на місяці, за які табель ще не створено, — у створеному табелі день змінюють уже в ньому.
Порада: на початку роботи і перед першим табелем кожного нового року відкрийте кожен графік, яким користуєтесь, і відмітьте в ньому свята, у які компанія не працює. Щоб відкрити наступний рік заздалегідь, натисніть Згенерувати графік на рік і вкажіть його.
Як вести табель змінників і платити за зміну чи годину, описано в статті Поденна й почасова оплата.
Табель за місяць
Табель — це облік робочого часу за місяць: навпроти кожного співробітника всі дні місяця, і по кожному дню видно, працював він чи ні, скільки годин, а якщо не працював — чому. Саме з табеля розрахунок зарплати бере відпрацьовані дні, тому табель створюється раніше за все інше в місяці.
Оберіть обліковий місяць у шапці розділу Зарплата, відкрийте Табелі і натисніть Створити. У вікні залиште період на весь місяць, укажіть філію, а По підрозділу і Співробітник не заповнюйте — табель створиться на всіх. Натисніть Підтвердити — і перед вами табель на місяць на всіх прийнятих співробітників.
Навпроти кожного співробітника — всі дні місяця. У робочий день стоїть число годин за графіком, у вихідний — В, прочерк — день, коли людина ще не працювала в компанії або вже звільнена. Позначки відпусток, лікарняних і неявок пояснює легенда над табелем; вони з'являться, коли ви почнете відмічати відсутності.
Розмітьте зміни
У співробітників на змінних графіках після створення табеля всі дні робочі — вихідні в них свої в кожного. Розмітьте їх схемою: клікніть по будь-якому дню навпроти прізвища, на панелі над ним натисніть кнопку з календарем — Схема на місяць. У вікні оберіть Схему: «2 через 2», «3 через 3», «Через день», «5 через 2» або «Довільна» — тоді впишіть, скільки робочих і скільки вихідних днів поспіль. Укажіть Першу робочу зміну — день, з якого почати відлік, — і, якщо зміна не така, як у графіку, Годин у зміні. Натисніть Розмітити — і весь місяць цього співробітника розмічено: робочі зміни з годинами, між ними вихідні. Дні, на яких уже є відпустка, лікарняний чи неявка, схема не чіпає; повторна розмітка перекриває попередню.
Поза нормою
Частину днів у табелі заштриховано. Це дні поза нормою, і вони є лише в співробітників на окладі. Оклад — це плата за всі робочі дні місяця, скажімо, за 21. Вихідний у ці 21 день не входить, тому що б у вихідний не сталося — лікарняний, свято, — оклад від цього не змінюється. Саме такі дні й заштриховано: вони не рахуються. Коли ви робите робочий день вихідним кнопкою В, він теж стає заштрихованим і з 21 дня випадає — оклад за місяць лишається повним. У поденної й почасової оплати штриховки немає: там платять за кожен відпрацьований день або годину, і норми місяця немає.
Режими табеля
У табеля два режими. Після створення він відкритий по днях — це календар місяця, у якому ви відмічаєте відсутності. Увімкніть Підсумки — і той самий табель покаже по кожному співробітнику цифри за місяць: днів за графіком, відпрацьовано, у відпустці, на лікарняному, неявок. У цьому режимі зручно звірити місяць перед розрахунком зарплати.
Якщо співробітника прийняли, коли табель уже створений, нічого робити не треба: його дні з'являться в табелі самі — з дня прийому до кінця місяця, до цього дня — прочерки.
Створений табель — це план за графіком. Далі протягом місяця ви робите в ньому одне: відмічаєте, кого не було і чому.
Відмітьте, кого не було
Протягніть мишею по днях відсутності навпроти прізвища — від першого до останнього; один день достатньо клікнути. Над виділенням з'явиться та сама панель кнопок. Кнопки підписані так само, як позначки в табелі: Р, В, Н, БЗ, ЩВ, ТН, ВП; ще дві — з годинником і з календарем. Наведіть курсор — і побачите повну назву. Що натиснути:
- ЩВ — щорічна відпустка. Відкриється вікно, укажіть Ціну дня — середньоденний заробіток, його визначає бухгалтер (чому саме він, пояснено нижче) — і натисніть Зберегти.
- ТН — лікарняний. У вікні Ціна дня і Відсоток: відсоток підставляється з картки співробітника, поле % нарахування лікарняних, тут його можна змінити.
- ВП — декретна відпустка. Так само ціна дня і відсоток.
- БЗ — відпустка без збереження і Н — неявка. Спрацьовують одразу, без вікна: ці дні не оплачуються.
- В — вихідний. Робить день вихідним: так відмічають свято, якого немає в графіку, або день, коли змінник не виходив. Р повертає робочий день за графіком.
- Кнопка з годинником — Відпрацьовано годин. Впишіть години, якщо людина працювала неповний день: день лишається робочим.
Skynum створить документ — відпустку, лікарняний чи неявку — і одразу врахує його в зарплаті, а в табелі на цих днях з'являться позначки. Документ з номером, датами, ціною дня і сумою лежить у вкладці Первинні документи: там його можна відкрити й роздрукувати.
Ціну дня для відпустки й лікарняного Skynum не рахує сам, і на це є причина. За законом середньоденний заробіток для відпускних береться з виплат за попередні дванадцять місяців (Порядок № 100), для лікарняних — із середнього заробітку за той самий період з урахуванням страхового стажу (Порядок № 1266), і в обох є винятки: періоди без заробітку, премії, індексація. У нової компанії або в недавно прийнятого співробітника ця історія лежить за межами Skynum, а в невеликих компаніях ціну дня взагалі визначають домовленістю. Тому її вводить бухгалтер, а все далі — дні, суму, податки, виплату — рахує система.
Кожна відсутність — це документ
Відпустка, лікарняний чи неявка у Skynum — це первинний документ з номером, датами, ціною дня і сумою. Коли ви відмічаєте дні в табелі, Skynum сам створює такий документ і одразу активує його — тому відмітка в табелі й потрапляє в зарплату. Позначки на днях — це і є дні цього документа.
Той самий документ можна створити і вручну — це зручно кадровику, якому потрібен документ з номером і датами. У вкладці Первинні документи оберіть тип — Трудова відпустка, Лікарняний, Декретна відпустка, Неоплачувана відпустка або Відсутність, — натисніть Новий документ, укажіть відділ, співробітника, дати початку й завершення, для оплачуваних — ціну дня і відсоток, і натисніть Активувати. Дні Skynum порахує сам, а в табелі на цих днях з'являться такі самі позначки, як після відмітки в табелі. Активувати документ можна лише за місяць, за який табель уже створено.
Результат однаковий, тому працюйте там, де зручніше. Узгоджувати табель і документи між собою не треба: зміна в одному одразу видна в другому.
Як відсутність змінює зарплату
Відпустку, лікарняний і декретну відпустку Skynum рахує в календарних днях, як того вимагає закон: тиждень з понеділка по неділю — це сім днів. Неявку — лише в ті дні, коли людина мала працювати за графіком. У розрахунку за місяць це виглядає так:
- Оплачувана відсутність — відпустка, лікарняний, декретна відпустка. Дні відсутності йдуть з основної зарплати, а натомість з'являється окреме нарахування: дні × ціна дня × відсоток. Адміністратор з окладом 21 000 у місяці з 21 робочим днем хворів з понеділка по середу, ціна дня 900, відсоток 100: основна зарплата 18 000 за 18 днів, лікарняні 2 700 за три дні.
- Неоплачувана відсутність — неявка або відпустка без збереження. Дні просто йдуть з основної зарплати: той самий адміністратор, один день неявки — основна зарплата 20 000 за 20 днів.
Якщо лікарняний захоплює вихідні, календарні дні видно одразу: хворів з четверга по середу — це сім днів лікарняних, 6 300, а з основної зарплати йдуть лише п'ять робочих днів: 16 000 за 16 днів.
З відпускних і лікарняних Skynum утримає ПДФО і військовий збір та нарахує ЄСВ — як із зарплати. Декретні від ПДФО і військового збору звільнені, з них компанія сплачує лише ЄСВ.
Після кожної зміни в табелі суми оновлюються, щойно ви натиснете Розрахувати у вкладці Розрахунок.
Відпустка на межі двох місяців
У табелі можна виділити дні лише в межах місяця, тому відпустку чи лікарняний, що переходять на наступний місяць, оформлюйте документом. Відпустка з 23 листопада по 6 грудня: в обліковому місяці листопад відкрийте Первинні документи → Трудова відпустка, натисніть Новий документ, укажіть співробітника, дату початку 23.11, дату завершення 06.12 і ціну дня, натисніть Активувати. Документ один, на всі чотирнадцять днів, і належить листопаду — місяцю, у якому починається.
У листопадовому табелі дні з 23 по 30 отримають позначку ЩВ і зменшать листопадову зарплату; відпускні за всі чотирнадцять днів нараховуються в листопаді. Коли ви створите грудневий табель, дні з 1 по 6 грудня вже будуть у ньому відмічені й зменшать грудневу зарплату. Жоден день не буде порахований двічі.
Якщо треба виправити
Якщо людина виходить з відпустки раніше, виділіть у табелі дні, коли вона працює, і натисніть Р: документ скорочується, відпускні перераховуються, а робочі дні повертаються в основну зарплату. Треба змінити ціну дня чи відсоток — відкрийте документ у Первинних документах, натисніть Деактивувати, поправте й активуйте знову.
Якщо розрахунок за цей місяць уже підтверджений, табель і документи закриті від змін. Спочатку скасуйте підтвердження у вкладці Розрахунок, потім виправляйте — і підтвердіть розрахунок знову.
Премія — не табель
Премію, доплату чи разове утримання в табель не вносять: це документ Зарплатне розпорядження у Первинних документах. Оберіть нарахування, натисніть Заповнити, щоб у документ потрапили всі співробітники, проставте суми, приберіть зайвих і активуйте. Табель від цього не змінюється — у розрахунку кожного з'являється окремий рядок із сумою. Розпорядження діє лише у своєму місяці; постійні нарахування задаються правилами розрахунків у картці співробітника.
Як це працює в житті
Лікарняний посеред місяця
Адміністратор приніс лікарняний на 9–11 число. Бухгалтер виділяє ці три дні в табелі, натискає ТН, вводить ціну дня 900 — відсоток уже стоїть з картки — і зберігає. На трьох днях з'являється позначка ТН, у Первинних документах — документ «Лікарняний» на 2 700, а в розрахунку за місяць — рядок «Лікарняні» 2 700 і основна зарплата 18 000 за решту днів.
Пішов із половини зміни
Охоронець працює змінами по 12 годин і отримує 100 за годину. Сьогодні він пішов після восьмої години. Ні відпустка, ні неявка тут не потрібні: у табелі клікають по цьому дню, натискають кнопку з годинником і замість 12 ставлять 8. За цю зміну в розрахунок піде 800 замість 1 200. У співробітника на окладі такий день лишається повним робочим днем — для окладу важливі дні, а не години.
Не вийшов на зміну
Касир отримує 800 за зміну і в понеділок не вийшов без попередження. У табелі по цьому дню натискають Н — і зміна не оплачується: у розрахунку на 800 менше. Якщо потім з'ясується, що причина була поважна, день повертають кнопкою Р або оформлюють відпустку без збереження — документ «Відсутність» зникне, а замість нього з'явиться потрібний.
Нового продавця прийняли 16-го
Табель за місяць уже створений, а 16-го числа прийняли нового продавця. Кадровик заводить картку з датою початку 16-го — і в табелі одразу з'являється його рядок: до 16-го прочерки, з 16-го — робочі дні за графіком. У розрахунку за місяць у нього оклад за відпрацьовані 11 днів із 21.
Вийшов з відпустки раніше
Бухгалтеру оформили відпустку на два тижні, з 9 по 22 число, з ціною дня 700: відпускні 9 800. На другому тижні вона вийшла на роботу. У табелі виділяють дні з 16 по 22 і натискають Р. Документ «Трудова відпустка» скорочується до 9–15 числа, відпускні стають 4 900, а робочі дні повертаються в основну зарплату.
Свято, якого немає в графіку
Компанія не працює у святковий день, у графіку його не відмітили вихідним, а табель уже створений. У табелі виділяють цей день у кожного співробітника і натискають В. День стає вихідним: у окладників він виходить із норми і оклад не зменшує, а в поденних і почасових не оплачується — вони не працювали.
Премія всім за місяць
Наприкінці місяця всім вирішили виплатити премію. У Первинних документах створюють Зарплатне розпорядження з нарахуванням Премія, натискають Заповнити, проставляють суми і активують. Табель ця операція не чіпає: у розрахунку кожного з'являється рядок «Премія».
Практичні правила
- Спочатку табель, потім відсутності: відпустка чи лікарняний оформлюються лише в місяці, за який табель уже створений.
- Відпустку чи лікарняний, що переходять на наступний місяць, оформлюйте одним документом у місяці початку.
- Ціну дня для відпустки й лікарняного визначайте за правилами середньої зарплати або за домовленістю в компанії — далі Skynum рахує суму, податки й виплату сам.
- Неповний день — це робочий день з меншою кількістю годин, а не відсутність.
- Перед підтвердженням розрахунку звірте Підсумки табеля з тим, що було насправді: після підтвердження виправлення починається зі скасування розрахунку.
Підсумок
Табель у Skynum — готовий календар місяця, побудований з графіка, у якому ви лише відмічаєте, кого не було. Відпустки, лікарняні, неявки й неповні дні записуються один раз, кількома кліками в табелі, — і стають документами з датами й сумами, які розрахунок зарплати бере сам. Оклад за відпрацьовані дні, відпускні й лікарняні за календарні, податки з кожної суми — усе це Skynum рахує без вашої участі й показує, з яких днів складається кожна цифра. Покрокові інструкції по кожному екрану табеля й документів — у розділі довідки Табель.