Сучасний світ не стоїть на місці, а технології впроваджуються в кожну сферу нашого життя, тому не дивно, що вже на державному рівні відбувається повна комп'ютерна автоматизація. Після запуску програми «Дія» багато що змінилося. Це торкнулося і трудової документації, а саме під приціл потрапила цифрова трудова книжка.
Електронна трудова книжка - це свого роду повний аналог паперової трудової книжки в електронному вигляді.
Трудова електронна книжка - переваги:
- можливість зберігання всіх даних про місця роботи громадянина в одній хмарній системі;
- позбавлення від паперової тяганини;
- синхронізація між різними організаціями і підприємствами;
- зниження ризику втрати паперового варіанту і подальших проблем з відновленням;
- автоматичний розрахунок і нарахування пенсійних виплат (поки що тільки планується).
Коли трудова книжка електронна повинна бути впроваджена на підприємстві?
Почнемо з того, що офіційно закон про введення такого роду документа як електронна трудова вступає в дію з 10 червня 2021 року, але це не є кінцевою датою.
Відповідно до закону всі державні і недержавні підприємства, організації та компанії повинні впровадити цифрові трудові книжки протягом п'яти років. За цей час планується, що Пенсійний фонд зможе повністю внести дані до Реєстру діяльності співробітників.
Врахуйте, що є ряд положень, в яких зазначено, що не Пенсійний фонд, а саме роботодавець або співробітник повинні зайнятися внесенням інформації.
Електронна трудова книжка Україна - як впровадити?
Ведення трудової книжки в електронному вигляді нескладне завдання, але з усім потрібно розібратися. У тому числі і з правильною реєстрацією та внесення даних. Давайте разом розберемо алгоритм.
Крок 1. Реєстрація або вхід на сайт електронних послуг від Пенсійного фонду
Увійти або зареєструватися на порталі можна за допомогою електронного цифрового підпису, яка використовується зараз у величезних кількостях державних підприємствах.
У нас є покрокова інструкція про те, як отримати електронний цифровий підпис безкоштовно, не виходячи з дому.
Без ЕЦП зареєструватися можна, але займе це багато часу, адже для початку вам доведеться взяти реєстраційний код в місцевому представництві Пенсійного фонду.
Крок 2. Перевірка паперової трудової книжки на наявність помилок
Щоб уникнути подальшої тяганини, радимо вам відразу перевірити документи на предмет помилок. Обов'язково подивіться П.І.Б. і всі місця роботи, які були внесені у співробітника до початку роботи з вами.
Крок 3. Сканування паперової трудової книжки
Зараз ми перейшли до найважливішого моменту - сканування трудової книжки. Тут є і свої окремі вимоги:
- повинні бути відскановані такі документи - паперова трудова книжка і згода на обробку даних співробітника, чия книга проходить сканування;
- скани повинні бути зроблені якісно і в кольорі, всі написи залишаються читабельними;
- відправляйте або окремим PDF-файлом всі скани, або кожен окремо в форматі JPG.
Крок 4. Безпосереднє заповнене електронної трудової книжки
Коли ви перейдете у свій особистий кабінет, натисніть «Комунікації з ПФУ» і далі «Відомості про трудові відносини». Вам відкриється сторінка, де потрібно вказати інформацію про співробітника, копії трудової книжки та в кінці поставити підпис під анкетою.
Остаточно сформована трудова книжка електронна вважається в тому випадку, коли всі дані, скани відправлені, а посадова особа представника підтвердить обробку інформації.
Що робити з паперовою трудовою книжкою?
Звичайно ж, паперові трудові книжки нікуди не подінуться і не підуть з нашого життя назавжди. Навіть через п'ять років перехідного періоду вони будуть дійсні. Просто тепер паперовий варіант не вважається обов'язковим.
Проте за бажанням співробітника отримати старий зразок трудової книжки, роботодавець не може відмовитися. У такому випадку заповнюється і трудова книжка онлайн, і паперова.
Як бачите, трудова книжка 2021 - це не така вже й велика проблема ні для роботодавця, ні для співробітника. Найближчі п'ять років законодавством України офіційно можуть використовуватись електронна і паперова трудова книжка, а далі будемо стежити за оновленнями.