Робота з документами займає великий обсяг часу незважаючи на рід діяльності бізнесу. Кожен підприємець стикається з проблемою постійного створення та ведення документації, але як ж покращити цей процес? Як зробити роботу з документами простішою та менш затратною по часу?
Одним із варіантів спрощення ведення документації є використання конструктора документів. В цій статті ми більш детально розкажемо про цей засіб для полегшеної роботи.
Що таке конструктор документів для друку?
Конструктор документів - це спеціальний інструмент, котрий дозволяє створювати та налаштовувати власні шаблони різноманітних документів. Надалі дані шаблони можна роздрукувати або просто згенерувати в PDF-файлі та використовувати в залежності від ваших потреб.
Конструктори бувають декількох типів. Найчастіше можна зустріти наступні:
- Окремі застосунки конструкторів
- Вбудовані конструктори в інші платформи
Враховуючи зручність та ефективність використання, найкращим варіантом є вбудований конструктор в платформу для автоматизації бізнесу та складського обліку. За рахунок нього ви зможете без зайвих нюансів створювати та використовувати документи. Саме таким конструктором є Майстер шаблонів від Skynum. На його прикладі ми розберемо такого роду роботу з документами.
Майстер шаблонів в Skynum дозволяє поєднувати складський облік, автоматизацію бізнесу та документацію в одній системі. При цьому саме на основі наявних даних буде відбуватись генерування документів за шаблонами, котрі ви задасте та створите.
Кому підійде Майстер шаблонів від Skynum?
Конcтруктор шаблонів - це універсальна зручна річ, котра стане в нагоді і малому, і середньому, і великому бізнесу.
Даний Майстер шаблонів особливо буде актуальним для торговельних бізнесів. Серед них:
- продуктові магазини та супермаркети;
- магазини техніки, комп’ютерів та смартфонів;
- магазини квітів;
- магазини одягу та взуття;
- аптеки;
- зоомагазини;
- ювелірні магазини;
- магазини автозапчастин і т.д.
Тобто це ідеальний варіант для бізнесів, що реалізують різноманітні товари.
Крім того, Майстер шаблонів також підійде для бізнесів, що надають послуги або ж виробляють продукцію. Завдяки широкому функціоналу Skynum, конструктор допоможе створити будь-який шаблон для усіх типів документів.
Для чого потрібен конструктор документів і які документи можна в ньому створити?
В першу чергу такий конструктор - це зручність. Завдяки налагодженій системі та наявності готових шаблонів ви зможете покращити більшість ланок роботи.
Спершу розберемось як же працює Майстер шаблонів Skynum? Насправді система досить проста та зручна у використанні. Для початку ви обираєте тип документа, котрий бажаєте створити, а далі переходити до роботи з наповненням шаблону.
В Майстрі шаблонів є спеціальне поле для редагування, куди і вноситься вся необхідна інформація. Це свого роду робоча панель, котра виглядає наступним чином:
В результаті ви можете вносити будь-які зміни - текст, логотип та іншу інформацію в поле для редагування.
Ще одна дуже важлива та зручна функція - можливість додавання не лише статичних, а й динамічних даних. Що ж це означає? Шаблони - це лише “замальовка” кінцевого вигляду документа. Щоб отримати документ на основі цього шаблону, мають бути використані реальні дані. Але ж усюди вони різні, то як тоді бути?
Перший варіант - підставляти все вручну, але це ж так довго та займає чимало часу. Тому команда Skynum попрацювала над цим та зробила можливість використовувати змінні дані.
Для цього використовуються спеціальні змінні, котрі встановлюються на певне місце та забезпечують підтягування актуальних даних з системи. Таким чином ви отримуєте не просто шаблон, а остаточний готовий документ. Зручно, швидко і спростить створення та друк документації в рази.
А тепер давайте більш наочно розберемо, що можна отримати в результаті використання майстра шаблонів від Skynum.
Договори відіграють важливу роль у комунікації з контрагентами - постачальниками та клієнтами. Наявність шаблонів договорів дозволяє зберегти найцінніше - ваш час та час ваших контрагентів.
Завдяки Майстру шаблонів ви зможете всього в декілька кліків згенерувати договір та роздрукувати його.
Договір може виглядати будь-яким чином в залежності від ваших побажань. Ось один із прикладів:
Магазини побутової техніки, комп’ютерів, смартфонів та гаджетів мають свою особливість - потреба у гарантійних талонів. Найкращим рішенням є друк та видача гарантійних талонів у власному дизайні.
Для цього теж використовують один сталий шаблон і надають його покупцям. Він може виглядати наступним чином:
При реалізації товарів необхідно використовувати товарні накладні. Зазвичай вони використовуються в друкованому форматі та додаються до проданих товарів при відгрузці або відправці.
Щоб не тратити лишній час на створення товарних накладних, котрих може бути дуже багато за день, на платформі Skynum ви зможете згенерувати даний документ за створеним шаблоном.
Товарна накладна може мати різноманітний вид, ось один із прикладів:
Цінників для товарів змінюються та друкуються дуже часто. При наявності широкого асортименту досить важко переписати або передрукувати цінники вручну.
З Майстром шаблонів Skynum ви зможете задати певний сталий шаблон та генерувати актуальні цінники з його використанням.
- Документи внутрішнього обліку
Без документів внутрішнього обліку не обійтись у складській справі. Тим паче якщо у вас велика кількість складів та магазинів.
Документами внутрішнього обліку є переміщення, списання та оприбуткування на склад. Завдяки завчасному створенню одного базового шаблону для цих документів ви зможете без зайвих зусиль здійснювати документальний облік, а ваші співробітники легко орієнтуватимуться по даній документації.
Нижче представлений приклад шаблону документа для переміщення:
Інвентаризація займає важливу роль у складському обліку, тому цьому документу варто приділити велике значення. Так званий акт інвентаризації може також мати будь-який вигляд в залежності від потреб.
Платформа Skynum дозволяє генерувати результати інвентаризації на основі шаблону, створеного в Майстрі шаблонів.
Окремої уваги заслуговують касові документи, котрі використовуються на постійній основі. Для зручності найкраще працювати з одним шаблоном, за яким відбувається створення та друк.
Платіжні доручення можуть виглядати наступним чином:
Отже, як ви бачите, в Майстрі шаблонів можна створити будь-який шалон для ваших документів. При цьому ви можете застосовувати ту інформацію, котра вам необхідна, додавати логотип, нумерувати сторінки та покращувати візуальне оформлення відповідно до ваших потреб.
Майстер шаблонів від Skynum - це універсальний засіб для швидкої та ефективної роботи з документами. З його допомогою ви зможете зменшити час на паперову документацію.
Ознайомтесь з платформою для автоматизації бізнесу вже зараз та переконайтесь у наших перевагах на практиці.