Особливості обліку на будівництві

Будівництво - це багатосхідчастий процес, котрий потребує детального планування і чіткого контролю на кожному етапі. Особливу увагу необхідно приділяти обліку, адже саме від нього залежить ефективність управління ресурсами, чітке підтримання термінів та певною мірою загальний успіх проєктів.

Облік на будівництві повинен охоплювати декілька важливих складових - відстеження матеріалів, контроль наданих послуг, перевірка усіх фінансів та взаємодія з клієнтами. Усі ланки в комплексі дозволяють уникнути дефіцитів, зайвих витрат та недостовірних підрахунків.

Переваг у веденні обліку на будівництві безліч, тому давайте поговоримо про них більш детально далі.

Чи потрібен облік на будівництві?

Як вже було сказано на початку, будівництво - це багатосхідчастий процес з широким переліком різних ланок, котрі потребують контролю. Облік допомагає тримати все в руках та відстежувати будь-які зміни. Саме тому облік на будівництві є настільки потрібним та доречним.

Отже, давайте детальніше розберемо - для чого потрібен облік на будівництві та які переваги ви отримаєте.

• Оптимізація використання ресурсів

Будівництво потребує затрат різносторонніх ресурсів - від послуг до витратних матеріалів та обладнання. Облік дозволяє правильно планувати запаси, контролювати норму запасів, оптимізувати закупівлі та прорахувати потреби. Це запобігатиме черезмірним надлишкам та недостачам, котрі є економічно не вигідними.

• Контроль фінансового бюджету

Фінанси - один із найцінніших ресурсів, а в будівельному бізнесі бюджети можуть сягати дуже великих сум. Ведення чіткого фінансового обліку допоможе фіксувати надходження та витрати із різних категорій - закупівля обладнання, заробітні плати, комунальні платежі і т.д.

• Чітке ведення документації

Так, навіть цей рутинний процес можна спростити. З обліковою програмою створення документів буде легким способом. При наявності Майстра шаблонів ви зможете швидко згенерувати документ у потрібному вигляді. Це стосується усіх товаро-облікових документів - від товарних накладних до прайс-листів.

• Прозорість роботи для клієнтів

Звісно ж, ваші клієнти не матимуть доступу до облікової системи, але всі дані зберігатимуться в системі, що дозволить в будь-який момент переглянути потрібні списання, проведення чи перевірити заборгованості. Легкість у формуванні будь-яких документів чи звітів забезпечує прозорість взаємовідносин з партнерами, постачальниками, замовниками.

• Зниження ризиків у виникненні помилок

Людський фактор є частою проблемою у ймовірності виникнення помилок, які здатні вплинути на хід проєкту та взаємовідносини з клієнтами. Точний облік мінімізує ці фактори та дозволяє запобігти помилкам у розрахунках.

Отже, якщо підсумувати, то відповідь очевидна - облік на будівництві є необхідністю. І найкраще його забезпечити саме через спеціальну програму для обліку. Такою програмою є система Skynum українського виробництва. Завдяки потужному функціоналу та зручному інтерфейсу її використання просте, але робота ефективна. Саме на прикладі Скайнум ми далі буде говорити про те, які ж особливості має облік на будівництві та як практично його покращити.

Облік матеріалів на будівництві

Перше, що є одним із найважливіших моментів обліку, вважається перерахунок матеріалів. Матеріали на будівництві відіграють ключову роль, адже їх кількість є важливою складовою для своєчасного виконання роботи. Отже, дійсно першим пунктом в у покращенні бізнесу з будівництва є створення якісного та точного обліку будівельних матеріалів.

Як вести облік матеріалів на будівництві? Про це ми написали велику і дуже цікаву статтю з переліком реальних порад, котрих варто дотримуватись при початку обліку матеріалів.

В першу чергу облік будівельних матеріалів має бути організований, без хаосу. Для цього створюється картотека матеріалів з ієрархічною структурою. Вона має деревоподібний вигляд та дозволяє створити зручний каталог з категоріями та підкатегоріями.

Для коректного відстеження залишків важливо правильно проводити переміщення, списання, продаж та інші облікові операції. Це все можна відстежити в системі для обліку, котра контролює будь-які зміни. При цьому до кожного переміщення чи списання обовʼязково можна згенерувати документ за шаблоном і роздрукувати у разі потреби.

Чому для обліку матеріалів все ж таки краще використати спеціальну програму? Звісно ж через великий обʼєм можливостей, які вона має. Серед найнеобхідніших функцій варто виділити можливість налаштування обліку за модифікаціями, серійними номерами, різними одиницями обліку та іншими варіаціями. Це дозволить зменшити хаос у роботі та покращить ведення обліку матеріалів.

Платформа Skynum має своєму функціоналі усі необхідні можливості для організації обліку матеріалів. Ви зможете проконтролювати всі надходження, продажі, списання з необеженої кількості складів.

Облік будівельних послуг

Крім матеріалів, на будівництві також необхідно вести облік послуг. Хоча інколи цьому придають мало значення, але насправді послуги є важливими елементами ведення бізнесу. Особливо це актуально на будівництві.

На платформі Skynum є можливість ведення обліку послуг. Для цього в картотеці є окремий вид картки - послуга. В кожній картці є усі необхідні дані. Тут ви зможете вказати найменування послуги, актуальні ціни, фото, характеристики та опис. До прикладу, в описі. можна вказати виконавців з їх контактними даними для швидкої взаємодії.

Для чого це потрібно на будівництві? Послуги є невідʼємною частиною будівництва. Деякі будівельні компанії можуть працювати, виключно надаючи послуги і використовуючи матеріали клієнта. На практиці можна зустрітись з широким переліком будівельних послуг. Наприклад, зібрання меблів, фарбування стін, ґрунтування, штукатурка тощо. Усе це є послугами, котрі легко можна обліковувати та фіксувати для звітності (до прикладу, при виплаті заробітних плат робітникам).

Послуги обліковуються як і інші матеріали, тому будуть відображені в загальній статистиці. Їх можна додати в товарну накладну при продажі, в технологічну карту та в будь-який інший документ.

Таким чином ви зможете комплексно створити облік і послуг, і матеріальних одиниць.

CRM система для будівництва

Взаємодія з клієнтами є важливою складовою ведення будівельного бізнесу, тому необхідно правильно організувати роботу з ними. Для цього використовують CRM-системи, котрі допомагають організувати всі необхідні налаштування.

Платформа Skynum має все необхідне для обліку роботи з покупцями. Ви зможете створити власну клієнтську базу у вигляді картотеки. Вона містить картки замовників, де зберігається вся потрібна інформація - контактні дані, номера телефонів, адреси, історія замовлень, повʼязані документи, розрахунки та актуальні заборгованості.

Окрім цього, ви завжди можете змінювати ціни на ваші послуги чи товари в залежності від замовника. Такий функціонал доступний в системі та зручний у роботі, адже ви швидко матимете змогу обрати тип ціни або встановити відповідну знижку. А для постійних клієнтів є можливість запустити бонусну програму лояльності.

Якщо ви хочете ще й покращити комунікацію з клієнтами, то можна скористатись сервісом СМС-розсилки, через які проводиться взаємодія. В Скайнум це реалізовано через інтеграцію з AlphaSMS.

Облік виробництва на будівництві

Будівельні компанії у переліку своїх послуг також можуть мати свого роду виробництво. Наприклад, виготовлення певних виробів з дерева, заліза чи інших матеріалів. Це трапляється рідко, але значно частіше можна вести облік виробництва для певних проєктів. Давайте детальніше це розберемо.

До прикладу, вам необхідно провести поклейку шпалер. Для цього в технологічну карту можна додати послугу підготовки стіни до поклейки, шпалери, клей та безпосередньо послугу поклейки шпалерів. Це зручний спосіб, адже він дозволяє провести калькуляцію.

Так само можна проводити калькуляцію одразу багатьох різних послуг та підбивати загальну вартість, скільки повинен оплатити замовник. Це актуально при постановці труб, проведення електрики чи будь-яких інших моментів.

Тобто в процесі виробництва можна зробити будь-який можливий варіант підрахунку та створення певної послуги у вигляді продукції. Кожен бізнес має змогу адаптувати все під себе.

Фінансовий облік на будівництві

Ми вже декілька разів говорили про фінанси, але в цьому блоці хочемо розповісти все необхідно більше детально. Усі грошові надходження та витрати у будь-якому вигляді повинні фіксуватись в обліку.

На платформі Skynum, наприклад, є дві основних категорії - готівкові (каси) та безготівкові витрати (банківські рахунки). Ви можете створити необмежену кількість кас та рахунків. Наприклад, для різних міст чи офісів.

Усі надходження та витрати мають власні категорії, де вказана інформація звідки прийшли або на що пішли кошти. Це дозволяє відстежувати статті витрат та мати змогу повністю оцінити всю картину.

Окрім цього, в системі є можливість переглядати реальні заборгованості клієнтів, адже кожна з них зберігається в картці замовника та в загальній звітність.

До речі, фінансову довідку та звітність теж можна отримати в системі, згенерувавши її за обраний період. Така функція дає змогу моніторити ситуацію в цілому.

А ще, в Скайнум є надзручний спосіб обліку мультивалюти. Це стане у нагоді при наявності замовників або постачальників з-за кордону. Наприклад, ви зможете реалізовувати ваші послуги в одній валюті, а вести облік в іншій. В цьому випадку конвертація відбуватиметься за вказаним курсом.

Обʼєднана система ведення будівництва

Заключний пункт - це більше як порада, котра спростить вашу роботу. Обʼєднайте можливості ведення обліку в одній системі і ви зрозумієте, наскільки багато енергії та часу можна зекономити, користуючись єдиною платформою.

На прикладі Skynum зараз розберемо, як це працює на практичному досвіді. Першочергово все залежить від ваших потреб, адже в кожного будівельного бізнесу вони різні.

Взаємодія між різними платформами базується на основі інтеграцій. Серед найпопулярніших:

Погодьтесь, мати усі ці сервіси на одній платформі не тільки зручно, але й вигідно з точки зору раціонального використання часу та можливостей.

Ну що ж, підібʼємо підсумки?

Облік на будівництві необхідний, адже він дозволяє тримати усе під контролем, фіксувати будь-які зміни та відстежувати взаємодію.

Найкращий метод реалізації обліку - платформа Skynum, котра забезпечує широкий функціонал з потужними можливостями. В результаті ви отримуєте всю інформацію в одному місці незалежно від обʼємі проєктів.

Ми радимо вести будівельні бізнеси ефективно та точно разом зі Скайнум, щоб завжди бути впевненим у своїй роботі.